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高校智慧管理與服務平臺整體解決方案

智慧管理與服務平臺解決方案

智慧校園是“互聯網+”時代校園信息化發展的高級階段和新的形態。 “互聯網+”時代,隨著物聯網、云計算、大數據、移動互聯網、 人工智能等新一代信息技術的出現和校園應用,高校校園信息化發展邁入嶄新的發展階段,智能感知的網絡環境、云平臺的支撐服務、大數據中心建設、業務系統的集成融合、一站式信息門戶和可視化展現等,使高校信息化校園從數字校園階段進入智慧校園發展的新階段。 高校智慧管理與服務平臺建設的基本框架如圖所示。

智慧管理與服務平臺架構圖

高校智慧服務與管理平臺建設建設是一項內容復雜的綜合系統工程,既包括校園信息化技術系統的建設,也包括各類業務管理、業務應用,同時還包括組織體系、安全體系、運維保障和人員發展等機制建設。

智慧辦公-網絡協同辦公模塊

內網辦公門戶

致遠門戶形似網站的首頁,但不同于網站。其首頁可以靈活控制讀者的人群范圍,以及發布者的人群范圍,信息的發布與管理是直接在系統前臺輕松進行,無需專門的網站維護技術。是團隊高效協作溝通,透明展現的平臺;是個人工作辦公、組織文化建設成果展現平臺;是組織中各類資源整合、擴展應用的集中展現平臺,可達成組織價值觀、行為的統一和層級管理的和諧,為組織提供了一個一體化的協同辦公和業務管控平臺。

門戶架構圖

協同工作

組織中的協同工作主要是基于順序的,在規范化的大中型組織中,存在著不同的應用模式,即致遠獨創的二元化工作流程。

首先是嚴格意義上的流程,此類協同工作要求流程中每個角色,必須嚴格按照組織定義的業務或工作流程操作,如預算審批流程,致遠協同平臺系統中將其稱為模板流程;另一類協同工作的結構和規則已定義,但是在流轉過程中可根據需要進行規則外的處理和新角色的加入,以更加貼近實際場景的有效處理,如:協同工作的轉發、加減簽、會簽、知會等處理,此類流程致遠協同辦公平臺中稱為自建流程。

相比一元化的剛性流程,二元化工作流程更適合組織的協同工作要求。

自建流程

公文管理

公文是黨政機關、企事業單位、法定團體等組織在公務活動中形成和使用的具有法定效應和規范體系的公務文書,是依法行政和進行公務活動的重要工具。

公文既包括黨政機關、企事業單位、群眾團體在辦理公務中形成和使用的通用公文,也包括專用公文(紅頭文件),還有信息類、簡報類、禮儀類、講話類等非規范性公文,其特定體式,正式、嚴肅、規范;具有針對性、政策性、指導性等特征。

公文構成:由[文單]、[正文]和[附件]構成。

公文流轉:由[發文]、[收文]和[交換]三部分構成。(簽報不需要進行公文交換)

致遠互聯協同辦公平臺從以下幾個方面進行了公文管理的設計:

公文管理架構圖

電子簽章

隨著辦公自動化中對文檔的安全性、真實性的要求不斷的提高,特別是針對手寫簽名、電子印章需求更加嚴格,要求在Word/Excel文檔上簽名、蓋章,需要實現簽章可驗證、可認證、防抵賴等功能。

電子蓋章

印章管理

用印章審批登記來實現線上流程化的用印章申請。

公章使用申請表

知識社區

致遠互聯提出的知識管理,首先就是員工不斷把個人知識轉變成組織知識,然后又從不斷擴大的組織知識庫增加到個人知識,形成一種有效機制。因此知識管理是企業對其所擁有的知識資源進行管理的過程,而如何識別、獲取、開發、分解、儲存、傳遞知識、從而使每個員工在最大限度地貢獻出其積累知識的同時,也能享用他人的知識實現知識共享則是知識管理的目標。

知識管理是從“沉淀”、“共享”、“學習和應用”、“創新”這四個知識運轉環節層層遞進的。

知識廣場

督察督辦

督查督辦系統用于對年度重點工作、領導交辦、會議議定、人大建議、提案等其他事項的分解下達、協作、督辦跟蹤等督辦業務的管理平臺,為督辦業務提供更加便捷、高效的工具支持,為輔助領導決策提供更加真實、實時的數據支撐,助力高校打造高效的執行力。

督查督辦業務圖

黨建管理

黨組織管理包括三會一課、民主生活會、黨組織管理、黨員管理、黨員調動、黨組織榮譽管理、黨員榮譽管理、民主評議、黨員工作計劃等模塊。

會議議題管理

應用于校長辦公會、工會提案管理等業務場景。

會議議題管理應用

工作任務

企業為了實現戰略管理,需要實現對戰略目標的分解和匯總,同時針對下屬單位/部門的完成情況進行實時匯總和分析,從而達到對下屬單位/部門的全局化管控。在致遠協同辦公平臺中,是通過目標管理來實現的。

目標管理模塊

日程管理

提供完善的日程管理,可以按天、周、月、年等進行呈現??梢詫⑷粘9ぷ鲀热?、會議、事件等轉發到日程上。支持秘書為領導安排日程。支持日程與pad、手機等移動終端上的日程同步,通過移動終端進行實時提醒。

項目任務圖

值班安排管理

根據學校值班室值班工作制度設計,包括值班登記、來電登記、報告處理、值班信息、值班通報、來訪接待等功能。

值班登記

學校年鑒管理

高校年鑒全面記錄了一年一度學校領導、行政 管理、教學、科研、隊伍建設和教職工活動等工作,展示了高校及高等教育的發展,突出了高校的辦學特點和亮點,連續出版的高校年鑒為展示高校發展風 貌做出了重大貢獻。同時,高校年鑒也提高了高校 的教育管理水平,促進了高校的發展壯大,積淀了高校的文化??梢哉f,高校年鑒是高校管理的“ 百科全書”。 從性質上來說,高校年鑒是工具書、年度性史 料、條理化信息庫和檔案編研成果。

即時通訊(致信)

致信是為協同軟件提供最基礎的連接、溝通功能,并以此為基礎致力于成為高校的消息平臺和個人消息中心。致信包括PC版、移動版和WEB版三種客戶端,滿足用戶在各種應用場景下的溝通交流需求。

致信

電子郵件集成

電子郵件便捷的特點,使其已經成為企業辦公自動化中非常重要的信息傳遞與溝通的工具。郵件很好解決了外部信息的溝通,但是外部的信息不能進行到企業辦公中來,不能快捷的參與內部信息的溝通,造成一個內外信息獨立的“信息孤島”,同時郵件缺少跟蹤監控,造成過程監控的流失,郵件與協同的集成可加強這些外部的有效信息進入協同內參與內部信息的溝通,提供內外部信息的雙向溝通共享,提高了信息的使用與共享的范圍。

智慧管理-智能化綜合管理模塊

人事管理

致遠協同HR構建在工作流平臺上,將數據集中化,減少信息孤島和整合成本;致遠協同HR應迎合當下學校工作習慣并結合未來發展方向,最大限度的通過業務定制工具部署出符合學校獨一無二的人力管理系統,同時以人為本的文化建設,關注人力資本中的心靈資本的增值,加強學校員工在承諾、責任、誠實、首創等方面的整體價值提升。

應用框架圖

資產管理

固定資產管理是學校管理中的一個重要組成部分,其具有數量大、種類多、價值高、使用周期長、使用地點分散等特點,管理難度大。很多單位目前仍然依賴手工記賬的管理方式,由于管理單據眾多、盤點工作繁重,需占用大量的人力物力,而且固定資產的歷史操作和資產統計工作異常困難,導致資產流失和資產重復購置。

資產管理的業務導圖

費用管理

費用預算是指企事業為費用支出成本而做的成本預算。它是一種管理工具,它支持學校中對費用制定的計劃和執行控制過程。預算管理是指學校在戰略目標的指導下,對未來的經營活動和相應財務結果進行充分、全面的預測和籌劃,并通過對執行過程的監控,將實際完成情況與預算目標不斷對照和分析,從而及時指導經營活動的改善和調整,以幫助管理者更加有效地管理學校和最大程度地實現戰略目標。

全面預算管理已經成為現代化學校不可或缺的重要管理模式。它通過業務、資金、信息、人才的整合,明確適度的分權授權,戰略驅動的業績評價等,來實現學校的資源合理配置并真實的反映出學校的實際需要,進而對作業協同、戰略貫徹、經營現狀與價值增長等方面的最終決策提供支持。

費用預算在全面預算管理的一個其中一個重要策略,有著舉足輕重的作用。

學校的費用預算管理一般分為以下四個階段。

協同費用預算框架

校內交通管理

校內交通管理是基于智能化綜合管理模塊的業務封裝工具生成的情景應用,該情景應用需結合校內測速攝像頭后臺數據系統提供的速度與車牌拍照數據,以及致遠軟件的短信集成插件協同作用。

迎新管理

通過迎新管理情景應用的業務封裝,可以直觀的體現迎新管理工作中新生的辦理手續如:新生入校繳費、到學院報到點刷卡繳費或網上繳費、入住宿舍、辦理戶口遷入、領取一卡通、領取生活用品、軍訓服裝分配登記、校園網手機套餐選擇等流程。

學生辦事服務中心迎新管理情景應用移動端界面

欠費清繳管理

高校每年因惡意拖欠學費,或因故延遲繳納學費的情況普遍存在,為了保證學校服務秩序和最大限度的催促欠費學生繳費,我們通過業務封裝模塊和集成URP系統數據方式構建欠費清繳管理應用。

該應用包含多業務系統數據抽取、比對、權限控制從而實現對欠費學院的選課系統、獎學金申報系統、貸款系統等學生在線辦事權限的停用,待繳納相關費用后自動回復系統功能實現對欠費的催繳工作。

欠費清繳系統業務邏輯

活動管理

日?;顒拥墓芾戆ㄓ媱?、執行和分析幾個階段,如下圖所示。致遠為活動的【落地執行】提供了基于云端的工具,該工具可完成以下功能:

評教評管評優

高校開展評教評管評優工作,旨在先進班集體創建工程的實施、為班風建設、學風建設、寢室建設搭建一套有效的平臺,激發廣大學生、教師、學校部門人員積極投身優秀工作教學集體建設的熱情,也對和諧校園建設起到重要的推動作用,是智慧校園落地的重要工作之一,通過評優和表彰在上一年度取得突出成績的集體和個人,高校每年都將開展面向學生、教師、管理工作者的評優工作。

智慧校園-校園生活服務辦事模塊

教師辦事服務中心

該模塊主要包含科研辦事指南、組織人事網上辦事指南、外事網上辦事指南、財務網上辦事指南、后勤網上辦事指南。

教職工辦事服務中心

學生辦事服務中心

該模塊主要包含:教學相關網上辦事指南、生活服務網上辦事指南、畢業網上辦事指南等。

智慧校企-校企共享信息服務模塊

V-join

伴隨著互聯網的發展,組織邊界在逐漸消融,生產經營模式也在不斷改變。為了適應學校的管理現狀,協同辦公也逐步從組織內部的管理、溝通、協作,擴展到了組織外部,跨組織的高效協作可以通過協同平臺快速完成,極大地提升了超越組織邊界的協作效率和質量。

流程圖

招投標管理

該板塊主要包含投標業務和投標策劃兩個板塊。投標業務包含投標檔案、招標文件審批、投標文件審批和開標情況表。

合同管理

合同管理是學校對以自身為當事人的合同依法進行訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止以及審查、監督、控制等一系列行為的總稱。其中訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止是合同管理的內容;審查、監督、控制是合同管理的手段。

合同方案框架圖

智慧決策-大數據決策分析模塊

數據報表

數據整合分為兩個階段,前期,基于各個業務系統的基礎數據庫,通過SQL取數或者簡單的ETL過程,讀取相關業務數據,并將之存儲于新的數據庫中(中間庫),基于中間庫按照實際需求進行數據綜合展現分析;后期,建立統一的數據倉庫,通過ETL過程,將所有業務系統數據全部按照統一的規則存儲于多維數據庫中,形成數據立方體,支持大數據前提下的數據及時分析。

智慧管理與服務平臺解決方案

智慧校園是“互聯網+”時代校園信息化發展的高級階段和新的形態。 “互聯網+”時代,隨著物聯網、云計算、大數據、移動互聯網、 人工智能等新一代信息技術的出現和校園應用,高校校園信息化發展邁入嶄新的發展階段,智能感知的網絡環境、云平臺的支撐服務、大數據中心建設、業務系統的集成融合、一站式信息門戶和可視化展現等,使高校信息化校園從數字校園階段進入智慧校園發展的新階段。 高校智慧管理與服務平臺建設的基本框架如圖所示。

智慧管理與服務平臺架構圖

高校智慧服務與管理平臺建設建設是一項內容復雜的綜合系統工程,既包括校園信息化技術系統的建設,也包括各類業務管理、業務應用,同時還包括組織體系、安全體系、運維保障和人員發展等機制建設。

智慧辦公-網絡協同辦公模塊

內網辦公門戶

致遠門戶形似網站的首頁,但不同于網站。其首頁可以靈活控制讀者的人群范圍,以及發布者的人群范圍,信息的發布與管理是直接在系統前臺輕松進行,無需專門的網站維護技術。是團隊高效協作溝通,透明展現的平臺;是個人工作辦公、組織文化建設成果展現平臺;是組織中各類資源整合、擴展應用的集中展現平臺,可達成組織價值觀、行為的統一和層級管理的和諧,為組織提供了一個一體化的協同辦公和業務管控平臺。

門戶架構圖

協同工作

組織中的協同工作主要是基于順序的,在規范化的大中型組織中,存在著不同的應用模式,即致遠獨創的二元化工作流程。

首先是嚴格意義上的流程,此類協同工作要求流程中每個角色,必須嚴格按照組織定義的業務或工作流程操作,如預算審批流程,致遠協同平臺系統中將其稱為模板流程;另一類協同工作的結構和規則已定義,但是在流轉過程中可根據需要進行規則外的處理和新角色的加入,以更加貼近實際場景的有效處理,如:協同工作的轉發、加減簽、會簽、知會等處理,此類流程致遠協同辦公平臺中稱為自建流程。

相比一元化的剛性流程,二元化工作流程更適合組織的協同工作要求。

自建流程

公文管理

公文是黨政機關、企事業單位、法定團體等組織在公務活動中形成和使用的具有法定效應和規范體系的公務文書,是依法行政和進行公務活動的重要工具。

公文既包括黨政機關、企事業單位、群眾團體在辦理公務中形成和使用的通用公文,也包括專用公文(紅頭文件),還有信息類、簡報類、禮儀類、講話類等非規范性公文,其特定體式,正式、嚴肅、規范;具有針對性、政策性、指導性等特征。

公文構成:由[文單]、[正文]和[附件]構成。

公文流轉:由[發文]、[收文]和[交換]三部分構成。(簽報不需要進行公文交換)

致遠互聯協同辦公平臺從以下幾個方面進行了公文管理的設計:

公文管理架構圖

電子簽章

隨著辦公自動化中對文檔的安全性、真實性的要求不斷的提高,特別是針對手寫簽名、電子印章需求更加嚴格,要求在Word/Excel文檔上簽名、蓋章,需要實現簽章可驗證、可認證、防抵賴等功能。

電子蓋章

印章管理

用印章審批登記來實現線上流程化的用印章申請。

公章使用申請表

知識社區

致遠互聯提出的知識管理,首先就是員工不斷把個人知識轉變成組織知識,然后又從不斷擴大的組織知識庫增加到個人知識,形成一種有效機制。因此知識管理是企業對其所擁有的知識資源進行管理的過程,而如何識別、獲取、開發、分解、儲存、傳遞知識、從而使每個員工在最大限度地貢獻出其積累知識的同時,也能享用他人的知識實現知識共享則是知識管理的目標。

知識管理是從“沉淀”、“共享”、“學習和應用”、“創新”這四個知識運轉環節層層遞進的。

知識廣場

督察督辦

督查督辦系統用于對年度重點工作、領導交辦、會議議定、人大建議、提案等其他事項的分解下達、協作、督辦跟蹤等督辦業務的管理平臺,為督辦業務提供更加便捷、高效的工具支持,為輔助領導決策提供更加真實、實時的數據支撐,助力高校打造高效的執行力。

督查督辦業務圖

黨建管理

黨組織管理包括三會一課、民主生活會、黨組織管理、黨員管理、黨員調動、黨組織榮譽管理、黨員榮譽管理、民主評議、黨員工作計劃等模塊。

會議議題管理

應用于校長辦公會、工會提案管理等業務場景。

會議議題管理應用

工作任務

企業為了實現戰略管理,需要實現對戰略目標的分解和匯總,同時針對下屬單位/部門的完成情況進行實時匯總和分析,從而達到對下屬單位/部門的全局化管控。在致遠協同辦公平臺中,是通過目標管理來實現的。

目標管理模塊

日程管理

提供完善的日程管理,可以按天、周、月、年等進行呈現??梢詫⑷粘9ぷ鲀热?、會議、事件等轉發到日程上。支持秘書為領導安排日程。支持日程與pad、手機等移動終端上的日程同步,通過移動終端進行實時提醒。

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高校年鑒全面記錄了一年一度學校領導、行政 管理、教學、科研、隊伍建設和教職工活動等工作,展示了高校及高等教育的發展,突出了高校的辦學特點和亮點,連續出版的高校年鑒為展示高校發展風 貌做出了重大貢獻。同時,高校年鑒也提高了高校 的教育管理水平,促進了高校的發展壯大,積淀了高校的文化??梢哉f,高校年鑒是高校管理的“ 百科全書”。 從性質上來說,高校年鑒是工具書、年度性史 料、條理化信息庫和檔案編研成果。

即時通訊(致信)

致信是為協同軟件提供最基礎的連接、溝通功能,并以此為基礎致力于成為高校的消息平臺和個人消息中心。致信包括PC版、移動版和WEB版三種客戶端,滿足用戶在各種應用場景下的溝通交流需求。

致信

電子郵件集成

電子郵件便捷的特點,使其已經成為企業辦公自動化中非常重要的信息傳遞與溝通的工具。郵件很好解決了外部信息的溝通,但是外部的信息不能進行到企業辦公中來,不能快捷的參與內部信息的溝通,造成一個內外信息獨立的“信息孤島”,同時郵件缺少跟蹤監控,造成過程監控的流失,郵件與協同的集成可加強這些外部的有效信息進入協同內參與內部信息的溝通,提供內外部信息的雙向溝通共享,提高了信息的使用與共享的范圍。

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應用框架圖

資產管理

固定資產管理是學校管理中的一個重要組成部分,其具有數量大、種類多、價值高、使用周期長、使用地點分散等特點,管理難度大。很多單位目前仍然依賴手工記賬的管理方式,由于管理單據眾多、盤點工作繁重,需占用大量的人力物力,而且固定資產的歷史操作和資產統計工作異常困難,導致資產流失和資產重復購置。

資產管理的業務導圖

費用管理

費用預算是指企事業為費用支出成本而做的成本預算。它是一種管理工具,它支持學校中對費用制定的計劃和執行控制過程。預算管理是指學校在戰略目標的指導下,對未來的經營活動和相應財務結果進行充分、全面的預測和籌劃,并通過對執行過程的監控,將實際完成情況與預算目標不斷對照和分析,從而及時指導經營活動的改善和調整,以幫助管理者更加有效地管理學校和最大程度地實現戰略目標。

全面預算管理已經成為現代化學校不可或缺的重要管理模式。它通過業務、資金、信息、人才的整合,明確適度的分權授權,戰略驅動的業績評價等,來實現學校的資源合理配置并真實的反映出學校的實際需要,進而對作業協同、戰略貫徹、經營現狀與價值增長等方面的最終決策提供支持。

費用預算在全面預算管理的一個其中一個重要策略,有著舉足輕重的作用。

學校的費用預算管理一般分為以下四個階段。

協同費用預算框架

校內交通管理

校內交通管理是基于智能化綜合管理模塊的業務封裝工具生成的情景應用,該情景應用需結合校內測速攝像頭后臺數據系統提供的速度與車牌拍照數據,以及致遠軟件的短信集成插件協同作用。

迎新管理

通過迎新管理情景應用的業務封裝,可以直觀的體現迎新管理工作中新生的辦理手續如:新生入校繳費、到學院報到點刷卡繳費或網上繳費、入住宿舍、辦理戶口遷入、領取一卡通、領取生活用品、軍訓服裝分配登記、校園網手機套餐選擇等流程。

學生辦事服務中心迎新管理情景應用移動端界面

欠費清繳管理

高校每年因惡意拖欠學費,或因故延遲繳納學費的情況普遍存在,為了保證學校服務秩序和最大限度的催促欠費學生繳費,我們通過業務封裝模塊和集成URP系統數據方式構建欠費清繳管理應用。

該應用包含多業務系統數據抽取、比對、權限控制從而實現對欠費學院的選課系統、獎學金申報系統、貸款系統等學生在線辦事權限的停用,待繳納相關費用后自動回復系統功能實現對欠費的催繳工作。

欠費清繳系統業務邏輯

活動管理

日?;顒拥墓芾戆ㄓ媱?、執行和分析幾個階段,如下圖所示。致遠為活動的【落地執行】提供了基于云端的工具,該工具可完成以下功能:

評教評管評優

高校開展評教評管評優工作,旨在先進班集體創建工程的實施、為班風建設、學風建設、寢室建設搭建一套有效的平臺,激發廣大學生、教師、學校部門人員積極投身優秀工作教學集體建設的熱情,也對和諧校園建設起到重要的推動作用,是智慧校園落地的重要工作之一,通過評優和表彰在上一年度取得突出成績的集體和個人,高校每年都將開展面向學生、教師、管理工作者的評優工作。

智慧校園-校園生活服務辦事模塊

教師辦事服務中心

該模塊主要包含科研辦事指南、組織人事網上辦事指南、外事網上辦事指南、財務網上辦事指南、后勤網上辦事指南。

教職工辦事服務中心

學生辦事服務中心

該模塊主要包含:教學相關網上辦事指南、生活服務網上辦事指南、畢業網上辦事指南等。

智慧校企-校企共享信息服務模塊

V-join

伴隨著互聯網的發展,組織邊界在逐漸消融,生產經營模式也在不斷改變。為了適應學校的管理現狀,協同辦公也逐步從組織內部的管理、溝通、協作,擴展到了組織外部,跨組織的高效協作可以通過協同平臺快速完成,極大地提升了超越組織邊界的協作效率和質量。

流程圖

招投標管理

該板塊主要包含投標業務和投標策劃兩個板塊。投標業務包含投標檔案、招標文件審批、投標文件審批和開標情況表。

合同管理

合同管理是學校對以自身為當事人的合同依法進行訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止以及審查、監督、控制等一系列行為的總稱。其中訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止是合同管理的內容;審查、監督、控制是合同管理的手段。

合同方案框架圖

智慧決策-大數據決策分析模塊

數據報表

數據整合分為兩個階段,前期,基于各個業務系統的基礎數據庫,通過SQL取數或者簡單的ETL過程,讀取相關業務數據,并將之存儲于新的數據庫中(中間庫),基于中間庫按照實際需求進行數據綜合展現分析;后期,建立統一的數據倉庫,通過ETL過程,將所有業務系統數據全部按照統一的規則存儲于多維數據庫中,形成數據立方體,支持大數據前提下的數據及時分析。

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