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重慶對外經貿:數字化驅動跨境創新 致遠軟件協同賦能管理變革

       近些年,數字化已成為國有企業深化改革、推動企業高質量發展的重要手段,特別是面對此次疫情,國有企業的數字化轉型正發揮著穩定經濟發展“主力軍”的作用。近日,在致遠軟件第十屆全國協同應用大賽上,重慶對外經貿(集團)有限公司信息化中心主任劉世華分享了這家市屬大型重點國有企業的數字化實踐。
       重慶對外經貿集團是市委、市政府確定的全市擴大開放、實施“走出去”戰略的綜合平臺,是重慶市外經貿行業的龍頭企業。主要從事國際貿易、國內外工程承包等業務。
關于企業介紹及業務特點
       劉世華:重慶對外經貿集團擁有法人企業58戶,員工6800余人,在15個國家和地區設有17個分支機構,與81個國家和地區保持著長期的經貿業務往來。我們的業務主要有以下幾個特點:
       跨國,在15個國家和地區都有分支機構,尤其是近年來加快在“一帶一路”沿線國家布局。
       跨境,重點在香港,主要從事轉口業務,尤其是轉口貿易還有跨境投融資。近幾年,每年獲得境外授信規模在10億美金左右。
       跨業,既有國際貿易、國際工程還有類金融。在類金融方面,我們有五個小牌照的企業,比如說基金、融資租賃、保理、擔保和小貸。從工程到貿易到類金融,從業務上,我們的種類比較多,品類也比較多。
       跨態,是線上線下跨態管理。線上我們有跨境電商平臺,另外還有外貿綜合服務平臺,也是線上線下一體化的管理方式。
企業存在哪些管理難點?與致遠軟件合作的原因是?

       劉世華:面對“四跨”的特點,從數字化的角度上講,我們迫切需要構建統一的集團管控平臺、統一的集成整合平臺和統一的數據分析平臺。這也是我們與致遠軟件合作的原因。
       對集團而言,剛才說到既是跨國、跨境、跨業、跨態,既有地理點位上的點多面廣,也也線上線下融合的問題,還有不同的業務板塊之前相互協調發展的問題。
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       首先是組織發展。集團一人多崗也比較多,怎么統一管控?再如集團總部監督風控部門,既要監督貿易生態,也要對工程項目風控比較熟悉,對類金融過程風控也要熟悉,這就意味著一個風控部要有很多專業的人。如果都靠人管控,手段有限,效果不一定好。
       第二是業務壁壘問題。貿易雖然可以帶動工程業務,也可以帶動投融資配套落地,但是相對而言它是相互獨立的法人主體在承載。比如說貿易板塊子企業層面有7個法人主體,工程板塊也有上10個法人主體。類金融板塊是5個法人主體,這些法人主體,相互之間的業務有一定的壁壘。
       最后是數據孤島。在跨境智慧平臺建設之前,包括集團總部,引進了一些零零碎碎的信息化系統,這些系統相當于一些煙囪似的系統,沒有整體化的呈現和相互之間形成互聯互通。
       2016年,主要基于協同打造了移動辦公;2017年,基于隨需定制的特性,我們實現了協同平臺的升級,二三級企業和海外分支機構實現了互聯互通;2019年我們將協同全面升級、統一門戶,并與財務信息化項目審批流程進行了整合。
       集團一直在提業財一體化、大數據智慧門戶,推動我們搭建集團的跨境智慧平臺,這其中,致遠軟件是我們非常重要的合作伙伴。
在數字化建設上,集團的規劃思路是?

       劉世華:首先是圍繞集團化的管控,往下走是業務制度和規范制定,還有信息系統的支撐,往上走是業務流程、組織機構規劃的問題。最終的核心是,我們要做好整個數據的規劃?;谶@樣的思路,我們首先應該實現扁平化的管理,從集團、總部到二級三級企業,到海外的分支機構,要突出扁平化。
       關于規劃藍圖,核心就是把我們的前臺、中臺和后臺邏輯上梳理好,建設上怎么能夠實現相互融合,每個方面都發揮優勢和特點。
       作為前臺,是集團的微信、微博、官網、云平臺,這些我們認為是前臺,一定要突出小、快、靈。
       作為中臺,是我們集團數據展現的統一門戶、數據的大屏,包括公文管理、計劃管理、集團決議、行為績效以及業務的支撐。中臺核心是配置化的程度要高,我們想打造小步快跑、快速迭代的特性。做到管理的場景化,快速適應不斷變化的管理體系。
       后臺更多體現在信息化的系統,比如財務信息化項目、貿易業務系統,以及今后將建設的工程項目管理系統、風控系統、人力資源系統,這些東西核心是突出跨系統的數據融合。
       我們和致遠軟件合作,就是要做到前臺小、快、靈;中臺小步快跑,快速迭代;后臺做到跨系統的數據融合,這樣把前、中、后很好的結合起來,構成整個系統建設大的藍圖。
基于協同運營平臺,集團構建了哪些管理應用?

       劉世華:主要應用包括綜合辦公、工作計劃、公文應用、行為績效、知識管理及會議管理。其中,集團構建的“四跨協同門戶”,涵蓋了行政、協同、監督、人事的流程業務中心,包括國際貿易、國內外工程、跨境投融資等各個跨業態、跨地域的四跨業務應用。
       在四跨業務協同的應用流程當中,我們整個流程的模塊超過600條,2019年度發起協同事項34955項,辦理節點累計201392人次。4年的時間,我們和致遠軟件形成了非常友好相互協同、聯動,相互提升的伙伴關系?,F在致遠軟件幾乎有一個團隊,每周有好幾天到集團總部做一些流程模板的開發,解決我們遇到的一些問題。
       在中美經貿摩擦大的背景下,集團為了防止一些不必要決策失誤,導致企業貿易風險產生,我們要求所有各層級企業的決策都要通過致遠協同辦理。所以,2018年以來,我們通過行政管理手段,要求二級、三級,包括海外的分支機構,全部全員的應用協同系統為主的致遠軟件整個系統,我們強制要求所有的決策流程都要通過協同系統。
       針對會議管理,我們通過協同,很好的避免不同的部門在同一個時段去使用會議室的問題。在疫情期間,視頻會議成為了大家主要采用的方式,視頻會議怎么做好管理,我們通過致遠軟件協同搭建的管理系統,做了很好的規劃和應用。
       最近針對辦事效率,信息化中心做了一個嘗試,把每周工作計劃和完成情況以及事項重要程度,直接搬到線上,而且形成了一個能評分的閉環管理系統。這樣讓每周的工作既有計劃、也有檢查,更有最后的自評和領導的確認。
       針對組織行為績效管理,致遠軟件OA系統會自動給每位員工生成行為績效報告。你在處理公文的速度和效率,在部門當中評分排名是怎樣的,在全集團的排名是怎樣的,哪些東西是值得改進的,哪些東西系統提出了表揚,在組織行為績效應用當中都做了很好的呈現。了解更多致遠軟件相關內容:http://www.rowanthornton.com/
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