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致遠OA助力新星集團數據信息聯動 業務線上運營

       在數字化的深刻影響下,傳統地產企業正在積極通過科技創新謀求轉型升級,構建一套面向企業整體運營管理、賦能業務創新的數字化、智能化平臺,已成為地產企業未來信息化建設的核心目標。
       大連新星集團有限公司于1998年創建,是一家擁有房地產開發、商業地產運營、酒店經營與管理、酒業交易平臺運營、金融服務及物業管理六大業務板塊的多元化集團公司。集團先后榮獲中國企業500強、國家誠信AAA級信用企業、遼寧省房地產開發企業三十強等榮譽稱號。

       2008年與致遠OA開始第一次合作。當時引進致遠OA,主要實現了線上審批,但當時各個功能模塊無法互聯,信息是孤立的。2013年,集團董事長決定引入一套半成型的ERP軟件,然后由我們自己進行開發維護,一開始的使用體驗還不錯,但由于人員的流動,導致這套系統BUG特別多,而且架構沒有致遠的好。應該說,致遠的產品架構讓使用體驗非常流暢。
       2017年進行了針對多家廠商的對比,在試用了由致遠OA搭建的模塊后,最終選定致遠OA系統,也開啟了與致遠的第二次合作。去年,引入了當時最新的7.1版本,7.1版本的CAP4業務定制平臺,升級后對維護人員來說,不管是工作量還是難易度都減輕了許多。而且,在制作表單的時候,直接可以在線上制作,只要有瀏覽器、能上網就可以在線制作表單。
       總體上說,與致遠OA攜手合作多年,通過構建協同運營中臺,實現了預算,財務、合同,房產銷售和招商,人力資源等業務都均實現線上化運營。
在信息化建設上,集團的整體目標是?

       于炳東:總體來說,我們想把所有的審批流、所有的業務都要整合到線上,這是我們要達到的一個最終的目標,新星集團的領導也特別認可集團化,其實很早以前我們一般費用的報銷都是線上審批,不用線下簽單去。希望利用致遠OA協同運營中臺強大的業務整合以及數據整合能力,整合后端數據,支撐前端業務,打造最實用、最便捷的工作系統平臺。
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基于協同運營平臺,目前打造了哪些管理應用?
       于炳東:首先我們打造了單位空間,其中包括常用的公告、單位新聞,每個月采購的價格都會公示出來,還有一些簡報、培訓計劃、公告都在這里。另外就是一些日常管理應用,如財務管理、資產管理、庫存管理、行政辦公管理。
       我們報銷的時候分項目和部門,例如,我報銷電費、水費,可能當時沒有發票,系統就會顯示欠發票,選完之后系統會自動的給你發送欠發票提醒流程,督促經辦人員你有發票還沒交,同時也會提醒會計。
       財務方面,日常的收款都有收款單,比如說水電費,這個關聯的科目是水電費以及非關聯方收款,比如說押金、保證金、裝修保證金都是通過非關聯方收付款實現的。有了前期的收款和付款之后,我們會形成一個月度報表,而且會關聯預算。
       固定資產的入庫、展示都是以圖片的方式展示,固定資產的處置、調撥、報廢都可以在線上進行。辦公用品的采購入庫和辦公用品的領用,也都是線上完成審批。
通過業務定制平臺,新星集團構建了哪些應用?
       于炳東:這也是我們重點構建的協同應用。比如銷售管理、合同管理等,都是我們通過致遠OA協同運營平臺搭建的,而且應用也比較完善。
       首先是人力資源模塊。人力資源模塊從人員的錄用一直到離職,以及過程中的請假,都是在線上審批的?,F在公司的面試應聘,已經不用填紙制單據了,登陸我們的致遠OA協同平臺就可以填寫單據。
       針對員工入職,系統會自動生成檔案,之后我們會有員工的試用期評估,這些都是系統自動發起。試用期評估結束,系統也會提示轉正申請,一般是提前15天由人力發送轉正提醒,并選擇相關的考核人,系統的流程會自動關聯到考核人。
       通過人力資源管理,我們實現了流程間互相關聯,自動觸發,即節省工作,又不怕流程疏漏;層層審批契合制度,覆蓋全方位人事業務,保障制度落實;審批機制靈活,輕而易舉實現復雜流程。
       預算管理是我們公司使用的一個非常大的模塊,所有與費用相關的都要與預算進行關聯,其中匯集了各個項目的收入與支出,實現了系統功能與資金計劃的緊密結合,達成了“嚴審核,全管控”的目標。
       合同管理覆蓋合同變更、登記、結算、付款等全流程管理,各項信息均可在致遠OA合同檔案中記錄。同時,還可以實現自動發起相應流程和預警,提高效率,規避風險。首先是合同審批,我們在供應商這一塊有專門的審查,一般會加上營業執照,網上查詢信用問題,下面自動從供應商里面帶出來,以及關聯的科目編碼和科目預算,沒有預算這個合同是無法發起的。合同預警是什么呢?比如地產類質保期、驗收期以及工程節點,可以建立一個合同的履約記錄,有專門的流程定義。
       之后是銷售管理,幾乎涵蓋了所有的整個閉環,包括價格管理、認購管理、銷售異動、報表分析等功能模塊,通過銷售管理,可以全方位分析銷售數據、實時監控指標達成情況。
       房產銷售過程中,換房,退房以及更名等都很正常,系統關聯了認購信息,同時也關聯著收款的信息,我們做業務的時候可以看到下面已收的房款,而且,整體下來一套流程就可以解決問題。
       租賃管理做為主營業務之一,租賃相關業務如合同簽訂、收款、修訂、退租等,完全實現線上管理,系統根據租賃合同賬期,自動提前給相關人員發送收費流程。針對此次疫情,我們也有租金的減免政策。
通過構建協同運營中臺
       為新星集團的整體運營帶來了哪些價值?
       于炳東:通過構建致遠OA協同運營中臺,我們實現了無紙化辦公,有效提升了個人、組織間的協作效率,降低經營成本;同時,我們可以隨需定制業務應用,實現了個性化業務定制需求。通過讓數據、信息有效聯動,最終我們實現了前中后一體、內外統一、上下游共管的統一信息平臺。http://www.rowanthornton.com/
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