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由經驗型向數字型轉變 致遠OA助力中科聞歌打造標準化管理體系

 

       最近幾年,數字化對企業運營管理的影響尤為深刻,項目管理就是其中一個典型的應用場景。數字化,重新定義了企業的項目管理,并賦予了其新的內涵。近日,北京中科聞歌科技股份有限公司IT部經理張仟在致遠互聯全國(線上)協同應用大賽上,分享了中科聞歌在項目管理、CRM管理上的數字化轉型升級實踐。
 

       中科聞歌是中科院系科技企業,創立于2017年,公司業務定位為面向泛媒體和內容安全領域,提供多語言、跨模態和深度認知智能的大數據系統、服務與解決方案,在大數據、人工智能和傳播計算方面有十余年技術積累,形成了“天湖”海量數據超級智算平臺、“聞海”全球媒體數據云、“紅旗”智媒體云和“聞思”咨詢報告服務的產品生態體系,擁有存儲規模PB級全球媒體數據平臺。
 

       問:在信息化建設上,中科聞歌都搭建了哪些IT系統?
       張仟:目前,中科聞歌搭建了用友的U8財務系統,主要用于賬務處理。另外,我們在2018年也采購了一套OA軟件進行內部的流程管理和考勤。此外就是企業郵箱,用于內部文檔的傳輸。
 

       針對此次以財務為核心,以項目為主線的協同運營平臺的建設,整個公司從上到下都非常重視,尤其是內部有一些同事,包含高層,都反饋使用致遠互聯產品的效果非常不錯。因為公司整體比較年輕,我們也愿意去嘗試一些新鮮事物,來提升公司的信息化建設。
       問:在管理層面,目前中科聞歌存在哪些問題和挑戰?
       張仟:針對我們內部的管理難點,在與業務部分溝通需求的過程中,其實沒有那么清晰。在這方面,致遠互聯也非常給力,安排了包括項目經理、實施顧問來幫助我們進行溝通和調研。
 

       通過梳理,我們得出了四大主要存在的管控問題,首先是針對異地辦公的情況,公司想要實現一體化的管控措施。在項目上,由于管理復雜,所以我們要構建起一套可以實現精細化管理的業務管理平臺。同時在人力資源方面,針對員工日常的績效,也要進行相關的管控,最后,要淘汰原有的OA系統,規范公司的管理流程和制度。
       問:具體的應用建設情況如何?
       張仟:在原有協同辦公的訴求下,我們借助致遠OA成熟的產品,特別是業務應用定制平臺,量身打造了一系列中科聞歌想要的業務應用,包括CRM管理、項目管理、人力資源管理等,保證了經營制度落地。
項目管理建設方案
 

       針對項目應用管理,我們依托于四大管理方向,從立項、預算、執行到結算,在這個階段下,我們定義了比較明細的業務管控訴求。當然,核心訴求是要通過項目檔案來進行項目的全生命周期管控。這意味著從董事長到CFO,所有的管理層都可以通過項目檔案表看到項目的綜合信息。
 

       致遠OA的業務應用定制平臺把我們的項目管理訴求落地的非常好。從項目的立項、預算的構建以及預算生成之后,圍繞預算進行的費用支出、預算調整,以及圍繞項目過程的變更、項目檔案的查詢,這是中科聞歌項目管理的主要業務邏輯。
 

       在具體的應用中,立項是由銷售人員提請,將內容填好之后,系統直接回寫到項目管理檔案中。在項目執行過程中,會涉及到對公的付款,以及圍繞項目過程的費用報銷。內部對于費用管控是沒有那么強制性的,所以如果預算一旦超出前期立項設計好的預算金額,系統也支持靈活調整,調整的記錄也會記錄到項目財報中。這樣就可以讓項目管理過程進行留痕。
 

       另外是CRM管理。CRM管理應用場景分為線索階段、報價階段以及報價成功之后進行立項招投標,到最后的合同簽訂。
 

       CRM管理過程中,我們也有前期的公共信息或者說基礎線索的錄入,系統會直接生成線索檔案。線索與內部管控的過程中,并不能成為真正的客戶,我們還要對客戶進行具像的經營,包含客戶做了什么動作,實時動作有哪些,包括關鍵人、聯系人,這都需要在項目管理過程中實時跟進,同時反饋到客戶檔案信息中。嚴格意義來講,這時候才能算上真正的客戶,而不是線索的關系。
 

       當我們圍繞客戶做具體的需求溝通后,后面可能進行招投標,招投標之后進行對應的立項,項目到達一定的階段后,會有對應的立項單據。這時候我們就把CRM和項目管理進行打通,也就是說,在銷售立項的時候,就可以進行與項目管理的數據關聯,這是我們在立項階段。
 

       當然,在項目立項的時候,如果沒有招投標的情況,也會有招投標內部的報批,以及報名的申請,在我們參加完招投標之后,完成中標的歸檔內容,主要是聯動CRM以及對應的附件。這樣,我們就把這兩個業務進行了有機結合,這也是我們對致遠互聯產品非常認可的地方。
 

       我們把客戶前期的商機錄入到客戶跟進的過程,以及和項目后期的合同進行關聯后,也做了完整的數據分析。通過致遠互聯提供的BI產品,滿足了我們前期對于統計分析的訴求。
 

       致遠OA協同運營平臺把中科聞歌制度化的內容進行了標準化或者可視化的落地,同時針對項目管理以及CRM客戶關系管理,通過致遠定制化平臺也實現了場景化或者說業務化的落地。我們對數據的統計分析需求,致遠互聯也提供了很好的數據化的統計報表功能,解決了高層對于數據決策的核心訴求。
 

       問:以上應用的建設,對管理起到了哪些作用和價值?
       張仟:首先基于致遠互聯協同運營平臺,實現了公司的統一客戶管理,實現對商機大數據的統計分析。并且,通過建立項目風險庫和標準風險庫,使項目風險管理的人員成本降低、效率提高,項目執行過程中可有效規避風險,降低風險對項目交付的影響,提升項目的交付質量。通過流程電子化落實企業管理體系的標準化,使企業管理由經驗型向數字型轉變。

協同管理應用價值

       1、準化摒棄傳統業務流程的隨意性,規范標準化流程,以流程驅動業務。
       2、合規化流程審批的風險無處不在,協同的深度有效規避操作風險。
       3、數據化將傳統的非格式化數據逐漸抽取標準化的過程,對數據價值的升華。
       4、場景化業務場景的豐富,代表使用深度的擴大,同時廣度的擴大。
       5、智能化新的分析模型的建立,使流程更智能,流轉更精確,輔助決策價值更高。
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