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讓“數字游戲”做的更輕松-財務人員應用小竅門

談及企業財務,大家第一反應是每天和數字打交道,什么應收、應付、固定資產,要不就是增值稅、企業所得稅或者就是發票、支票等等,每天不論做什么,都是“數字游戲”。

但,對財務人員本身來說,這里面的巨大工作量也讓人抓狂:報銷中的大量單據、然后轉入財務系統的大量輸入性工作以及還需要每天跟不同的人解釋相同的,諸如財務貼發票的標準和寫法等問題,每天重復性、低級的工作,也讓財務人員感到極為枯燥,這有什么解決辦法嗎?

老板經常要看財務數據,如果要問到某筆款項的詳細支出,你是不是還要翻箱倒柜,給他找到當時的原始憑證?累不累?

如何才能讓你的財務工作更加簡單?

財務軟件幫你解決不了,而協同軟件卻可以!

一、規范格式、減少口舌 財務報銷更輕松

對企業財務人員來說,每天都要面對各種各樣財務報銷工作:各種名目的支出、填寫的龍飛鳳舞的憑單、貼的各式各樣的發票、還有填的多種多樣的支出科目,五花八門種類繁多。如果填錯了,只能要求對方,修改或者重填,這期間的廢話,也讓出納說的口干舌燥。其次,每個公司的財務制度都規定了不同層級領導的審批權限,但并不是每個員工都會記得報銷制度,也不是每個領導都會告訴他的員工是否還需要找上級領導簽字,這也給財務人員造成了不小的麻煩,經常要告訴來報銷員工回去找哪個領導簽字,這之間來來回回總是讓財務和報銷的員工覺得很枯燥。

“每天對著不同的人,說著同樣的話,有人把招待費用報銷用日常支出報銷憑單來填,他的領導居然還就給簽字,要不就是少了更上一級領導的簽字,好些人到了財務之后就磨磨唧唧給你說這個理由、說那個理由,想不按照規矩來弄,真的很煩……”財務小張每天對這些事情都很頭疼,“但又沒辦法,在本部的還好說,頂多是多跑幾趟財務;要是常駐外地的,每月報銷憑證靠郵寄方式的,如果出現填寫錯誤或者簽字不全的,你要是不給報銷,還要把報銷憑證郵寄回去,這樣不單是往返周折,而且還徒增郵寄費用,既不劃算又耽誤時間,還會造成費用歸屬期的延誤等等,想想還真的很麻煩……”

而通過致遠協創A6協同,將現有的各種類型的財務審批、報銷流程全部電子化,且利用可高度定制的“表單+流程”模板協同,把各種財務表單流程按照公司財務制度進行設定,做成本單位日常使用的樣式。并可以按照部門、發起人職務級別、報銷金額等不同條件或值進行設定,保證財務報銷審批表單填列的內容等能夠按照正確的審批流程審批之后,才會到達財務人員手里。而利用A6特有的關聯協同功能,將申請此筆費用的預算申請協同關聯在內,保證費用發生的有理有據,確保財務部門對企業部門費用的管控。由此,確保了企業財務審批制度得到切實執行,更極大地減少了財務人員與其他員工就一些基本問題而浪費無謂的口舌。

“現在,我們不論是本地還是外地的各種財務報銷單據,我們全部通過A6進行網上審批,不合規范的單據沒有了,有問題可以進行退回處理,并可以寫清楚修改的方式,讓我們減少了很多口舌。更規范了其他部門同事、尤其是外地同事填寫財務報銷單據的填寫方式?,F在,從外地快遞過來的單據,我們只要同A6上的單據核對審核原始憑證,就可以了,之后就可以進行報銷打款處理,更減少了我們的工作壓力。”出納小張認為A6有效地減少了其工作中重復、無謂的部分。

二、轉U8,財務數據管理更便捷

出納處理完各種單據、完成報銷之后,就輪到會計進行憑證的錄入了(即各種財務系統或者ERP系統當中)。原來手工報銷或者采用其他的OA協同系統,均是采用手工錄入憑證的方式。而手工錄入的最大問題就是重復、機械性勞動,而且手工錄入馬虎了還會有誤差,給財務總賬人員,帶來極大地工作壓力:面對海量的財務單據,大量文字的錄入工作,并準確地將各種報銷費用清單準確地歸入不同財務科目,同時還要保證錄入財務數據的準確性和及時性,這對總賬人員來說,是一個極大地挑戰。“這個工作不僅要求細心,最好還是能安安靜靜地做,加班就不說了,要避免出現錯誤才是最重要的,但這每天各種事情很多、效率和準確性很難兼顧。而且每個企業的總賬都一樣,天天看著一堆的發票,誰也不能保證每天都精神高漲去弄這些!”總賬小薛對這一問題,有著他自己的看法。

采用致遠協創A6協同,通過用友ERP-U8預留的轉換集成接口,實現與用友ERP-U8系統的緊密集成。A6中的財務報銷表單可以成為U8財務總賬中的數據來源。在轉換軟件(如下圖,致遠協創商務管理系統)中,預先設定好財務科目、種類項目等類別后,A6表單中的信息元素可以通過轉換軟件的讀取、識別,導入到U8的總賬中去,免除了大部分的人工輸入工作,如記賬憑證中的摘要部分(xx報銷x月xx費用)、報銷金額、項目類別、費用歸屬部門、會計科目等原本需要手工填寫輸入的內容,全部變成了自動導入。而總賬人員僅需要偶爾調整一下財務科目并核對系統導入的數字是否與協同中所報銷的數字一致即可,從根本上減少了財務總賬人員的工作量,也杜絕人工輸入出現錯誤的問題,既提高了效率又保證了錄入精確性。

“這樣再多、再復雜的單據也不用發愁了,導入之后,只需要按照單據進行核對就行了,做起來沒有之前那么費心了,也從根本上提高了工作效率。”前后的轉變,讓小薛感到了自身的解放。

憑證傳遞,將A6中的表單轉換為憑證后,傳遞到U8系統當中,并在U8中形成憑證

這樣,協同表單就變成了U8系統中的憑證,實現了全流程的財務審批報銷電子化處理。不僅解放了人力,更大大提高了財務人員的工作效率。

三、林林總總,讓財務管理更加輕松

其實,充分利用致遠A6協同,還可以讓財務的工作更簡單。比如:

1、    告別“翻箱倒柜”,穿透查詢功能強勁。致遠A6協同的表單可以高度、靈活化定制,可以每張發票的明細內容(時間、地點、金額等)都填入到協同當中,這也就讓發票電子化明細的傳遞成為可能,異地審批、異地處理不再成為管理難題。更重要的是,當費用處理完畢,財務人員將票據集中存儲之后,如果企業中相關領導對某筆支出金額過高的費用有異議,需要查看明細,財務人員不再需要“翻箱倒柜”般地從業已存檔的財務單據中找出來,而是可以直接從A6協同的表單中查看,而可利用查詢統計的方式,從發起者、報銷項目、時間段等維度進行穿透查詢,各種明細結果一目了然,而“預歸檔”等協同文檔的管理,也讓財務人員查找、核對任何單據都很EASY。

A6協同中的穿透查詢功能

2、    公告,讓財務制度的變更第一時間讓員工獲知。通過發布財務公告,不僅可以在第一時間告知全體員工,而且公告其所具備的嚴肅性、正式性的信息傳遞,也更讓公司員工重視相關財務制度的變更。同時,不同于紙質公告,A6協同中的公告,不僅可以發送到每一個員工的桌面,更可以隨時查詢,不像紙質公告那樣容易隨著時間流逝而消失。也直接降低了運營成本的支出。

財務部門發起的公告

3、    利用A6協同高度靈活的“表單+流程”的模板協同功能,還可以實現很多財務應用,幫助財務人員省心省力。比如“發票申請”審批,確保財務開出的每一張發票都有據可查。在某些公司,銷售人員會要求財務人員提前開出發票,但是由于銷售人員過于樂觀或者商務中的種種原因,銷售進程尚未完成,銷售人員無法將發票交給客戶,客戶自然也不會付款。經過一段時間之后,財務人員在查賬的時候,發現這筆應收賬款,但是時間一長,銷售人員以種種借口否認他要求財務人員開出過此發票,由于沒有記錄,財務與銷售部門之間扯皮就在所難免了。而通過“發票申請”審批功能,銷售人員發起、經過銷售主管審批、財務人員開具發票,讓所有工作都留下痕跡,讓應收賬款管理更加精細,讓推諉扯皮不再出現。

總之,通過應用致遠協創A6協同管理軟件,企業財務人員減輕工作壓力、提升工作效率,有更多的時間用于考慮更重要的事情上,而不是僅僅為了完成手頭大量的瑣碎、重復的工作上。讓“數字游戲”做的更愉快!
 

致遠協創五度榮獲中國電子信息用戶滿意稱號協同管理軟件A6 最新版本V2.82 SP2發布

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