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致遠軟件智慧公文 賦能政務辦公安全更高效

       十八大以來,黨中央、國務院把科技創新擺在國家發展全局的核心位置,圍繞實施創新驅動發展戰略作出了一系列重大決策部署。對于國資央企等大型企業來說,公文是企業正常運營的基礎,企業的日常工作如重要通知發布、任務下達、工作請示、會議記錄等都需依靠公文。出于對效率和安全的重視,也為了響應自主創新要求,國家多部門針對電子公文國產化,頒布多部指導文件,全面推進電子公文信息化建設工作。
 
那么公文到底是什么?在公文管理中又有哪些管理難點呢?
 

       文管理,顧名思義就是公文的產生、處理和管理的行為或過程。即從公文的形成、操作、處理、傳輸、儲存到檔案的轉換或銷毀、以特定的方法和原則制作、處理和保存公文。所以,從公文的定義我們可以看出,公文管理首先要完成的就是對公文文件的整個生命周期的管理。而公文管理的目的就是對收文、發文過程及行文規則進行規范化管理,以保證公文在處理過程中及時、準確、安全。
       公文管理在政府和國有企業是一個復雜的系統,因為涉及部門和人員極為廣泛,同時,公文的起草和審核是否規范、數據格式是否統一,各單位的公文如何對接、如何簽署才能保證公文的合法性和權威性,如何實施才能保證公文的有效性和安全性等等都是需要關注的內容。另外,為了緊跟辦公方式的發展趨勢,也需要手機或其他便攜設備來支持布局文件,這也意味著移動化電子文檔管理將是一種趨勢。
 

       致遠軟件電子公文解決方案以工作流為基礎,可實現收文、發文管理過程的全面自動化,同時可靈活設置公文流程,并能自動進行流程跟蹤、催辦、查辦、歸類存檔和檢索等操作,使公文高效傳遞,便捷查閱,流轉過程全程留痕、監控,打造了全面適配國產化、電子化、智能化、移動化的公文管理。
公文的全過程標準化、規范化管理

       公文作為一種公務活動上傳下達的表達方式,內容、格式、制定程序要嚴謹,必須符合法律和有關規章的規定,否則就是無效的。所以標準化、規范化是公文管理的基礎。在致遠軟件協同運營平臺電子化流程的靈活設置下,致遠電子合同解決方案可以讓各個規模的國企單位通過一個平臺,統一撰文格式、流轉路徑,實現各司其職、各負其責、協調配合的公文流通狀態。
 

       電子公文的一體化、規范化管理。致遠軟件電子公文解決方案遵循電子公文全程管理和文檔一體化管理原則,提供公文檔案庫,實現電子公文的整理、收集、歸檔、借閱、保管,并提供對公文檔案的操作日志,確保并有效維護電子公文的完整、真實、有效和安全。從文單制定,公文要素,收發轉簽閱,符合公文嚴謹嚴肅性,支持普通發文,聯合發文符合公文多樣性;公文流程靈活,規范流程與自由流程自由組合,實現公文運轉的嚴謹性和安全性,也保證公文處理和辦理的靈活性和人性化;公文交換實現協同系統內直接交換,以及高效實現與系統外的機構進行交換,支持與書生、方正等公文制作系統集成一體。
 

       簽章電子化,助力高效審批。公文的簽署過程,即辦文環節,大多數領導還是習慣于紙質簽發體驗和觀感,因此致遠軟件電子公文解決方案支持在文檔的隨意位置簽批、蓋章,延續了領導的紙質簽批體驗,但是又比紙質簽批更加靈活可控。電子簽章系統的接入是真正實現公文電子化的重要工具。能將散落在各個機構、各個部門的所有簽章,借助安全認證進行信息電子化,進行使用、存管的全面統一。
       除這些通用功能外,致遠軟件電子公文解決方案還提供了一些特色應用,讓不同企業、不同行業都有各自不同的公文業務。
       靈活定制公文處理流程 讓公文管理更靈活、易用
       每個企業的組織架構不同,公文種類不同,公文處理路徑也不同,以大型企業集團為例。
 

       集團企業由于組織機構龐大,涉及的公文種類非常多,基本全覆蓋15種常用公文種類。集團企業組織架構也比較復雜,內部各個部門、各個分子機構之間有著密切的公文流轉需求,但是又必須遵循特定的發文流程行文規范。比如在發文場景中,只有集團的一級部門(各大分子公司)、二級部門(人事行政、審計財務等)具備發文資格。但是特殊情況下,集團層面的項目組合工程部經過授權后,也可以具備發文資格。行文過程也是一樣,一般來說,集團可以對下屬分子機構行文,下屬分子機構也可以互相行文,但是下屬分子公司卻不能越級行文,當然也有聯合行文的情況。
 

       集團企業的電子公文流通體系。集團企業的公文管理非常復雜,在實現過程中首先要做的是,根據集團管理架構以及公文管理制度規范進行公文流程固化,形成電子化公文流通體系。致遠軟件電子公文解決方案,圍繞組織內的公文管理中的收發需求,靈活搭建辦公場景,從發文格式到發文路徑,一條流程就能快速實現擬稿、會簽,拓展應用場景,提高使用靈活性。根據不同發文需求,可以設置不同的發文流程,本系統支持自建流程和調用公文流程。公文流程中的節點權限也可根據實際需要由單位管理員在公文應用設置中設置。
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       跨部門、跨單位的公文傳輸和交換。由于公文中存在跨部門、跨單位之間公文傳輸,致遠軟件電子公文解決方案通過提供統一的業務平臺,不同部門、不同單位完成電子公文的發送、傳輸、接收以及打印等業務操作,完成向主送、抄送、抄報單位發送公文,以及接收單位對外來公文的簽收,保證公文交換留存必須數據的情況下,完成系統自動送文,利用可定制交換流程環節的能力,實現企業電子公文交換實際場景中的靈活性。
全程監控的公文管理過程讓操作安全、高效
       組織規模越大,信息的流通過程越復雜,在整個流通過程中到底是誰修改了信息,一旦出現錯誤,又該怎么追責?所以,簡單的公文在線,不能完全滿足政務行業對公文管理準確、及時、安全、保密的需求。企業管理者而言需要時刻監督每個公文的處理情況,保證對公文整體過程的知情權,實現信息共享,便于領導從整體上進行宏觀決策。公文的相關管理人員也需要能隨時查看公文,以便當公文執行過程出現問題的時候,能及時進行聯查和篩選,及時跟蹤問題原因,解決問題。
 

       致遠軟件電子公文解決方案,對公文收發過程動態監控,記錄下公文的每次修改操作,誰修改的、修改的哪里一查便知,可以知進度、好干預,幫助企業完善追責體系,提高信息傳達精準性。另外,辦公效率智能統計,也減少了信息的擱淺,實現公文的全程監控,操作透明,高效省心。
 

       收發過程動態監控,知進度、好干預。致遠軟件電子公文解決方案可建立政務門戶,形成公文信息督查窗口。公文由誰創建、誰查收、審批意見如何、修改信息等清晰記錄,方便隨時核查。公文的流轉進度可以通過流程監控,停留在哪一個節點,都能及時獲悉、及時督察督辦。因此可以說公文管理的整個過程都有監控記錄,公文下發過程中,在哪個節點、誰還沒有操作都能清晰顯示,另外,如果出現信息有誤要收回、暫停擴散的情況,管理層可以隨時通過系統強制收回,把信息快速控制在最小范圍。
 

       辦文效率智能統計,減少信息擱淺。利用智能報表對組織機構的辦公效率進行監控,誰負責審批、處理時效如何都有記錄,管理人員可以及時監控,掌握整個機構的信息流通效率。確保操作記錄,讓業務在電子環境下透明化,降低信息流通風險。系統自動匯總單位收發文情況,自動生成圖形化報表,從不同角度展示公文流轉情況,輔助領導進行管理分析,例如哪幾類公文用得多、與哪個單位公文來往頻繁、待辦公文數量、已歸檔公文數量等,有效提升內部公文管理效益。
 

       PDF智能轉換,文件安全防篡改。首先我們需要防止公文被非法截取,這是網絡安全的問題,同時也需要考慮到,萬一公文被非法截取的話,公文的安全如何得到保護,這就需要通過密碼技術來解決。根據國家有關管理部門的要求, 正式公文必須采用硬件加密,含有國家機密的文件還必須采用國家制定的密碼機。本系統采用離線式的數字簽名技術,不僅易推廣,也更加安全可靠。
移動端靈活應用 隨時開啟便捷審批
       2020年1月以來,新型冠狀病毒的疫情突然爆發,愈演愈烈,全國上下眾志成城,仿佛正經歷著一場沒有硝煙的戰爭。在國務院及各地方政府的倡導下,各地紛紛頒布了延期復工的措施。為了在復工后盡量減少員工感染病毒的情況,遠程辦公成為了當下各行各業都開始實踐的工作形式。致遠軟件電子公文解決方案實現移動端辦文審批,幫助企業、公司突破了辦公的空間、時間的限制。這樣無論在哪里,手機就是自己的公文包,能夠隨時發文、查閱和信息共享的隨時隨地的進行。同時,企業已經可以直接用手機進行手寫批注,符合傳統公文管理習慣,這樣在時間、工具限制就更小,從而顯得更為智能。
 

       移動端的靈活應用,能隨時開啟便捷審批。致遠軟件電子公文解決方案集成至政務微信工作臺,同時與微信互通,提供多端辦文體驗,不僅能使用PC端進行公文的處理,移動端也能方便地處理批件,讓辦公更加觸手可及。數據自動同步到移動設備,手機、平板就能化身移動公文包,預覽即可查看正文內容,隨時隨地審批、辦理。例如根據公文文種,支持自定義審批流程、審批時效和成員的擬稿權限。審批超時自動發送催辦提醒,有效避免審批遺漏問題。審批退回/通過皆可附上審核意見,修訂記錄可溯源。審批通過后,可進行模板套紅和歸檔操作,歸檔后可在公文庫中查詢。
 

       與其他業務應用天然連接,實現政令落地,高效指導業務。致遠軟件電子公文解決方案的實施完全貼合日常公文管理過程,其收文、交換、發文這三大功能模塊,將組織的業務信息串聯起來,基于V5協同管理平臺,公文應用與其他業務應用天然連接,實現政令落地,高效指導業務。致遠軟件電子公文解決方案幫助企業全面普及移動辦公,讓信息共享更自由。
       致遠軟件電子公文解決方案是專門針對對政府、機關、部隊以及企事業單位的一體化公文管理解決方案,可以幫助企業在電子辦公、電子政務、電子業務起到很大幫助,使其真正實現無紙化網絡辦公。本文我們只是點狀介紹了電子公文的主要特點,后續我們將通過產品解決方案詳細闡述電子公文在數字化轉型升級中的作用和意義,敬請期待。
致遠軟件電子合同解決方案:打造安全、快捷的簽約新模式致遠軟件內部審計管理:降低經營風險 實現“互聯網+數字審計”

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