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致遠軟件電子合同解決方案:打造安全、快捷的簽約新模式

       目前,中國正在進入數字經濟3.0時代,這是一個通過“智能化”驅動人類社會發展的時代,因為智能化是以網絡、物聯網等連接技術為基礎,通過規?;臄祿治鲂纬勺詣踊P?,再結合人工智能等技術,滿足人類的各種需求。所以進入這個時代,全國各地都在加快5G網絡等新型基礎設施建設進度。因為有了網路通訊的基礎設施,才有可能將以前積累的數據形成大規模的海量數據,由量變引發質變,形成足夠智能的各種數據模型。
       層面都在進行著改造甚至重構,目標只有一個,那就是將業務全部在線化,將原先業務鏈條斷裂的部分迅速補齊,搜集缺失數據,利用原有數據,形成行業大數據,建設成為用數據驅動業務的數字化企業。
 

       在梳理企業管理和業務鏈條的過程中,很多業務都存在著因業務鏈條斷裂導致的數據鏈條斷裂的情況,甚至本應完整的業務場景中,數字化轉型的 “最后一公里”挑戰隨處可見,合同管理就是最典型的一個。
 

       合同業務屬于在企業中高頻發生業務,但卻在實際管理過程中,存在很多不方便的情況。比如有一客戶曾向我們傾訴,他們公司在北京,人在廣西,廣西客戶需要蓋章的文件,而且很急,但公章在北京過不去,最后連夜發了航空急件,折騰了一整天才蓋上章。當然,以前的這種麻煩還只是體現在“費事、費時”,效率低點但總能辦好。但是隨著疫情的出現,人們的行動力受限,這種高頻業務再采用這種傳統的管理方式便出現了“不能辦理”的情況,嚴重影響了企業發展,因此越來越多的合同和文件簽署場景從線下轉移到了線上,電子合同迎來第二波發展熱潮。
 

       其實在上世紀九十年代便出現了第一家CA機構,但因當時互聯網技術未在合同領域成熟應用,導致電子合同在2014-2018年才迎來第一波熱潮?,F在因為疫情的出現,推動了遠程辦公的發展,作為遠程辦公中重要的一環,電子合同需求激增,也就有了第二波熱潮。法大大作為一家電子合同廠商,其產品、客戶、 服務模式一定程度上反映了第三方電子合同領域的發展趨勢。2020年下半年,致遠軟件和法大大一起,推出了電子合同解決方案,實現合同全流程線上處理,在確保合同合法可靠的基礎上,降低合同簽署成本、提高企業業務效率。
 

       電子合同解決方案通過四個方面,循序漸進補齊合同管理的斷層和短板。首先通過電子簽章將合同簽署的最后一步拉到了線上;第二,在簽署過程中支持多方聯合簽署,企業中的絕大多數的需求場景都被覆蓋;第三,該方案完全契合了移動時代的碎片化的隨時隨地的工作需求,支持PC端、移動端多端操作;最后,通過可靠的數字證書,來保證合同管理的安全可靠,為企業守護契約精神,持續提升行業競爭力。
 
下面,我們就分別來看下吧:
 

 一體化流程管理保證合同管理全過程在線
       根據行業政策和運行流程,合同/文件簽署的全鏈條服務包括四個主要部分,分別為合同簽署、證據保全、合同管理和爭議解決??梢赃@樣說,合同簽署是后面三個部分的基礎,只有合同簽署過程實現了全部在線化,后面幾項在處理過程中才有據可依。比如在證據保全時,保全的是合同相關和信息、附件、更改憑證等信息,只有將這些信息線上管理,操作留痕,才有保存的可能。另外,留存的合同信息或者說是證據,只有蓋上企業合同專用章后,當事人雙方協商內容才能具備法律效力,證據才有意義,因此可以說實現了合同印章的電子化管理,才能真正實現電子合同管理的最后一公里。
 

       致遠軟件和法大大合作的電子合同解決方案,支持合同從擬稿、審批到簽署的一體化管理,可實現合同審批修改、合同定稿、合同簽字、合同蓋章、證據鏈存證、合同歸檔的全過程線上電子化合同服務鏈。簽署流程在設計態即以“發起簽署”的、包含法大大簽字、法大大簽章、法大大外部簽署的連續節點為限制,不允許分支和嵌入非簽署的一般審批節點,保證了合同傳遞和簽署過程的規范性,大幅提高合同傳遞和簽署效率。
電子合同簽署流程
多方聯合簽署實現多場景合同簽署需求

       在企業的實際業務中,存在很多合同場景。比如采購合同、物流合同、人事合同、工程合同、銷售合同等,不同的合同場景簽署形式也不相同。比如人事合同,只要企業和個人雙方簽訂即可,而銷售合同、采購合同等類型中,有的需要多方簽署。以采購合同為例,我們都知道采購物資需要運輸才能到購買方手中,而供應商有可能找第三方運輸公司運輸,因此承運合同需要企業、企業的供應商、運輸商三方簽署,來讓各自的需求、義務生效。多方簽署合同是企業比較復雜的合同簽署場景,也是常見的簽署場景,只有支持這種簽署場景,電子合同才能真正為企業服務。
 

       致遠軟件合同管理支持內外部多方簽署,包含與供應商、物流等外部相關企業之間的交易合同,人力資源相關的勞動、社保類文合同,以及企業內部的審批和證明類文件。這些需求可實現產業鏈上下游多方企業,或者個人參與合同簽署的場景,例如購銷合同、外包合同、服務合同等;可實現需要組織內多個單位,或者個人進行簽署的場景,例如人事合同等,滿足企業中存在的多種類型的合同簽署需求。
內外部簽署設置
多模式合同、多端操作方式,提高簽署效率

       近些年,隨著國家互聯網+戰略的實施及移動互聯網的快速發展,以及企業為了突破地域和時間限制,實現隨時隨地的工作需求,將碎片化時間轉化為有效工作時間,越來越多的業務都需要在移動端實現。而且移動端的應用場景絕對不是PC端業務場景的延伸,而是具備符合移動工作模式的完整閉環場景。比如致遠軟件和法大大聯合打造的電子合同解決方案的移動簽署方式。
 

       電子合同解決方案中移動終一般用于展示電子合同或者整合一些身份認證的功能,實際上仍然是在服務端完成電子簽名。即用戶在移動終端通過一些身份認證手段登錄之后,瀏覽電子合同的內容,點擊頁面上的按鈕,將簽署的請求發送到服務端,服務端完成電子合同的簽署。如果在多方簽署場景中,還沒來得及將外部簽署方納入到管理體系怎么辦?沒關系,致遠軟件電子合同解決方案支持短信簽署,即外部簽署方通過短信接收簽署信息,并完成簽字和蓋章,再將簽署結構提交到服務端。簽署過程中的安全問題也完全不用擔心, 所有簽署均會通過短信模式結合實名認證信息(手機號)進行簽署意愿確認,以確保安全。
http://www.rowanthornton.com/
PC端簽署和移動端簽署
安全可靠的數字證書,為企業守護契約精神

       通常,我們所看到的的電子簽章除了簽章外觀部分(簽字或蓋章外觀),其真正有效的部分是隱藏于外觀后的數字簽名,包含了簽署身份信息、數字證書、合同內容摘要等關鍵信息。因此,制作電子簽章只復制簽章的外觀是不具備有效性的。根據《電子簽名法》規定,經可靠的電子簽名簽署的電子合同與手寫簽字或蓋章的紙質合同具備同等的法律有效性。什么樣的電子簽名比較可靠呢?只有以身份認證與信息加密技術為核心的技術才能保證電子簽名的可靠性。
 

       致遠軟件電子合同解決方案,采用有效技術確認簽約主體真實身份、防止文件篡改、精確記錄簽約時間。在合同簽署過程中,通過包括實名認證、數字證書、簽署意愿驗證、實槌保全、區塊鏈存證等技術實現電子合同的高度安全可靠。
 

       致遠軟件電子合同管理過程是以單位為基本單元,進行準入安全、印章管理、印章授權、簽署任務和統計,也就是說每個印章都歸屬唯一的單位,且只能授權給同單位員工。合同簽署的所有相關方(單位和管理員)都需要進行實名認證,認證過程是與公安部個人身份認證系統和工商總局的企業信息系統連接,來確保企業與個人實名信息的安全可靠。這就像給每個單位都分配了一個獨立的操作空間,絕對不會出現亂授權、亂簽署的行為,徹底保證了電子合同簽署過程的安全性。
個人身份認證系統
       以上介紹的只是致遠軟件電子合同解決方案的幾個方面,電子合同解決方案會持續在這些場景的基礎上繼續延伸,嵌入到更多業務環節中。
 

       未來,致遠軟件將踐行互聯網式開發模式,在協同應用的方方面面持續展開實踐,打造信息化的最后一公里,為企業的數字化轉型助力,相信這些具有極強應用意義的實踐嘗試,將為后續更多的方案豐富打開一扇新的數字化應用之門,為企業煥發新的活力,綻放新的光彩!
 
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