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西華大學:規范辦公流程、提高辦公效率

 

西華大學是經國家教育部2003年4月16日批準,由原四川工業學院和原成都師范高等??茖W校合并組建,落在歷史文化名城成都市高新區,學?,F有18個學院1個直屬系,57個本科專業涵蓋工、管、文、理、經、法、史、教育等學科門類,1500余老師。

正因為有如此的師生員工形成的校園,無疑是對學校的管理體制和一大難題。加上學校在辦公方面沒有一個統一的平臺,使得學校在辦公中遇到很多的問題:溝通不暢,文件傳閱慢,效率不高,由于與原成都師范高等??茖W校的合并,全得兩地辦公,公文文件傳閱速度慢,見領導難,找人難,;無法便捷快速發布公告;查找紙文件浪費時間,人員流動造成資料流失,到他部門查找資料麻煩……

因此,為了響應上級有關文件關于加強高校信息化建設的精神和根據西華大學的現行辦公管理流程的需要和多校區的管理形式,學校領導決定由校長辦公室負責辦公自動化的建設。進一步提高辦公效率,規范辦公流程,改善現行辦公,健全辦公制度,最終實現現代化辦公。

建設需求

技術要求

系統支持J2EE,解決遠程辦公。

系統易用、安全、可靠要有保障。

系統運行快速、穩定且提供服務升級。OA系統是全員長期使用,因此,為確保學校未來的低投入和學習成本,系統應該具備無須定制平滑升級的能力。

一:完善的公文流轉

包括公文建立、編輯、審核、分發、存檔和借閱等基本流程,支持領導批示、手寫筆批注、痕跡保留、清稿、套紅、電子簽章、印章管理等操作。

二:靈活的流程管理

能建立串發、并發和混合流程,流程節點可進行權限設置,流程模板可自定義,支持委托授權,能用圖形的方式查看流程,并可監控當前流程的進展情況,能將流程方便的嵌入到公文、文檔、請求等辦公事宜中去。

三:表單管理

能進行圖形化的表單設計與編輯,可對表單中的字段進行統計分析,支持表單模板,表單與流程的協同。

四:文檔管理

支持word、excel等主流辦公軟件編寫的文檔,在word文檔上支持痕跡保留、電子簽章等功能,支持文檔的分類保存、文檔與流程的協同,文檔查詢途徑多樣(如按文檔編號、類別、標題、關鍵詞、發文單位、日期等)、方式靈活(如單選、復選、組合、邏輯、模糊等)。

五:人員和機構管理

學校各單位各部門以樹型結構方式進行組織和管理,人員分別按部門、職務、崗位等途徑進行管理,人員與機構的編輯、更改方便,支持角色管理、分級授權、分布式管理。

六:日程安排 / 計劃/會議

七:提供授權的公告 / 新聞 / 公共調查 / 專題討論 / 短信平臺等信息發布功能

應用情況及亮點

(1)登錄界面

(2)協同工作

(3)公文管理

(4)文檔資料管理

(5)公共信息

應用效果分析

通過辦公自動化的建設,不但轉變了大家的傳統辦公觀念,提高了教職員工的認識,樹立了現代辦公理念,全院上下自覺學習和掌握現代辦公手段,建立健全各項規章制度,進一步提高了工作質量與效率,同時也使學校的管理體制更加規范化。

通過對OA協同辦公的運用,使得學校校園信息化建設上有了質的飛躍,很大程度上減輕了學校領導和老師的工作量,縮短辦公辦事時間,整體提升了學院教學效率和管理事務能力。目前,全院上下各部門已經停止紙質辦公,通過辦公自動化代替傳統的紙質辦公。公區辦公也能通過OA辦公自動化來處理公文、通知等的發送傳閱,通過會議管理進行會議的通知,同時OA辦公系統也為學校上下提供了文檔資料的共享平臺,便捷高效的文件傳輸流程,讓整個學校充分利用了校園網絡辦公,為整個學校的工作帶來了很大的便利。


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