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徽記食品:內控增效,跳出管理的輕盈之舞

從嚴格意義上說,管理是一門科學,但從實踐來說卻是一門技能,更是一門藝術。從管理者角度分析,如果所有的管理問題都無法解決,就如同身軀纏滿了牢固的鐵鎖,一旦輕盈的身軀變得僵硬,失敗就可能隨時侵入,直到推動企業的動力之火熄滅。作為川內規模較大的地方特色休閑食品企業,徽記食品深諳其道。

四川徽記食品產業有限公司(以下簡稱:徽記)創始于2001年8月,主要從事休閑食品的生產和銷售,在國內龐大的休閑食品行業中,專注于炒貨和豆制品市場。經過九年多的發展,目前已經成為集研發、生產、銷售和推廣為一體的特色休閑食品生產企業,位居炒貨行業前三甲和豆制品行業前三強?;沼浀某砷L歷程與致遠兩大拳頭產品(致遠A6協同、致遠A8協同)深深結緣,未來,徽記將打造成為中國炒貨行業的第一領導性品牌,并在2010-2014年實現成功上市的戰略目標。

決心打造“第二代”無紙化信息平臺

徽記早期的辦公自動化系統主要是處理一些公文、收發電子郵件,實現紙面作業計算機化。但公司發展越來越快,業務也越來越多,龐大的文檔收發、保存已經無法滿足企業的發展速度。作為明智的管理團隊,企業在建立之初就考慮到可能會出現這些問題,因此將公司運營中的許多應用集成到網絡信息化平臺中。除了文檔上的往來之外,IT部門決定挖掘更深層的工作,比如信息的收集、存儲、檢索、處理、分析,從而為管理層做出決策提供理論和數據基礎,并將決策作為信息傳向企業運作的每個環節中。同時,IT部門為了推動每個系統的高速運轉,他們隨時關注公司各個環節的動向。

但由于徽記的規模逐步擴大,在高速發展的過程中,難免會遇到管理上的種種問題,例如:如何有效加強內部管控?在競爭激烈的市場中,如何有效控制開支、降低成本?如何有效提高企業的整體運轉效率、杜絕內耗、推諉、扯皮現象的發生?如何在生產過程中實現全面的質量控制、交貨周期控制、消耗控制……因此,原始的信息化平臺不能滿足需求,或者說不能解決以上這些問題, 徽記的管理層重新站在了一個很高的角度去看待這些問題,他們希望利用另一種現代化的管理方法來打造生產制造型的企業。

徽記在尋求信息化高速發展的同時,也發覺企業流程管理才是發展的動力源泉。他們發現,雖然制定了嚴格而全面的制度,但如果還使用全手工審批,帶來的必然是效率低、周期長、成本高等問題,因此,管理效果并不理想。在手工審批流程中,留存的大量的紙張表格、單據、報表、報告、請示,也給管理人員帶來了極大的負擔,錯、漏、忘在所難免,管理漏洞依然存在。經過反復甄別、比選,徽記最終在2008年選擇了致遠的A6協同管理軟件作為業務流程運行平臺,將作業信息載體進行優化、固化在該系統中運行以提高工作效率從而全面提升管理水平,幫助企業實現內部有效管控。

協同管理 絕地反擊

2009年,受經濟低谷的影響,徽記上半年的增速在10%左右,與既定目標的50%有一定差距。由此,在半年銷售會議上,徽記提出了“力挽狂瀾,絕地反擊”的口號,號召徽記人“危中尋機莫等閑,彎道超速克時艱”,而信息化則成為了徽記“彎道超速”的工具和武器。信息化不再是無紙化辦公,更是規范企業管理,提升運營效率,從而打造現代化企業管理的必由之路。雙劍齊出鞘,徽記對現有的ERP系統進行了重新規劃,根據公司的發展規模和業務需要增加功能模塊和相應的并發數;同時,致遠A6系統已經全面應用在流程管理中,并對協同OA做出相應的調整,增設支持視頻電話會議系統及對手機上WAP的應用?;沼浫巳娲蝽懥?ldquo;反擊戰”,而這場戰斗的武器就是:協同。在致遠A6協同的應用范圍上,由于其靈活程度和方便的操作,徽記在全國聯網范圍內都在用,大量業務在協同中開展、運行,日常在線人數經常爆滿。

位于辦公樓大廳的徽記企業口號

除了傳統OA的功能,徽記對于協同軟件的概念也有著科學管理的體現,這也就是和徽記使用的ERP的關系如何處理的問題。ERP在企業業務管理過程中,能為及時決策、科學決策、減少決策失誤奠定基礎,通過ERP系統能夠進行歷史數據積累和統計分析,方便進行數據調用和數據查詢。而一個成功企業管理者背后必定要有忠實的追隨者,這些企業的成功是因為他們掌握了團隊致勝的根本技能,這需要“協同”。因為協同,企業管理者不會因為冒進而孤立無援;因為協同,每一個追隨者不會因為滯后而被團隊拋棄。

發展中與A6結緣 用致遠A8升級護航

2010年6月5日,徽記與致遠再次簽約?;沼浽趹弥逻hA6協同近兩年后,出于企業的發展管理需要,再次購買致遠的A8協同管理軟件,升級徽記的協同辦公系統,以發揮協同軟件在集團管控等方面更大的管理價值。

作為一個管理者和協同軟件中的普通用戶,徽記食品董事長、總裁呂金剛深有感受。作為管理者,利用致遠A8自由協同、日程管理等功能,集團內部工作任務的下達和跟蹤也變得更加容易和輕松,可以實時進行內部溝通,大大提升了集團管理效率,同時又增強了集團內部的人文情愫。作為普通用戶,呂總在使用致遠過程中,還有個小故事:在一次與經銷商共同參與外部會議時,經銷商的老總在抱怨,“這幾天開會,公司都翻天了。”呂總指指電腦,微微一笑,“我有協同,在哪都和在公司一樣”。這真正應了徽記食品集團總裁呂金剛的那句話:有華人的地方就有徽記食品,有徽記食品的地方就有徽記人,有徽記人的地方就有徽記OA的應用。

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