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華陽農藥化工集團:協同管理之路

(一)應用背景

山東華陽科技股份有限公司是集科、工、貿為一體的國家大型企業集團,是國家高新技術企業和山東省百家重點企業集團之一,是山東省最大的農藥生產企業和全國農藥十強企業。集團于2002年在滬市掛牌上市。華陽集團建成了擁有近200臺微機的局域網,并通過CISCO防火墻、路由器24小時與Internet連接,保證公司全天候與外界保持暢通的信息聯絡,在硬件建設上已初具規模。隨著公司的發展,華陽集團對信息化的要求提出了更高的要求——辦公自動化。應用目標是在廠內建立局域辦公網,實現相關資源共享、網上審批、降低辦公費用開支、減少辦公設備重復購置、統一廠內信息平臺。

(二) 系統選型的理由

經過反復選型比較,并經過實地案例考察,2004年11月,山東華陽科技與北京用友致遠技術有限公司合作,采用用友致遠協同管理系統——辦公通標準版。主要看重如下幾點:

1.致遠協同產品具有足夠的通用性,能與華陽集團的實際辦公業務完美結合,適應華陽集團的發展變化。

2.產品成熟穩定,系統每天都為全國各行業近千家用戶提供服務。

3.對生產制造業領域的樣板用戶進行了實地參觀考察。

4.有一支技術過硬,標準化、專業化的金牌服務團隊做后盾,無后顧之憂。

(三)成功運行保障

華陽集團高層領導對信息化建設高度重視并積極參與,公司總經理李國春親自擔任管理信息化小組組長,集團上下對企業信息化建設也充滿了熱情和希望,給予了積極的支持和配合。值得強調:在項目基本部署完成之前,信息系統部組織了大規模的人員培訓,整個培訓分為系統管理員、普通使用人員、高層管理人員三個階段,有力地推進了系統應用。在華陽集團信息部部長柯長華看來,“協同管理系統其實是個三分技術、七分管理的系統,以前做實施的時候,我們覺得實施完成了,項目的任務就完成了,但現在看來,它應該是一個長期性的任務,還有后續開展的培訓工作和制度規范保障工作。這樣,我們的職能也有所轉變。” 華陽集團組成了專門的項目小組,全程配合用友協同項目組,進行需求調研、應用規劃、全員培訓,并且順利通過了1個月的試運行期。

(四)系統應用現狀

組織機構設置:目前注冊部門17個一級部門,13個二級分廠及36家子公司,注冊人員共計366人,組織機構模式的設置可完全與實際管理相符,靈活調整部門及人員相關權限的各類變化,從而對人事變化和機構調整做到實呼實應。

系統關鍵應用

1.公文收發管理

華陽集團內部每日有大量公文流轉,如“華陽便字”文、“華陽辦字”文、“華陽黨字”文等十幾種類型公文,全部實現網上收發,最終歸入公文檔案庫存檔。以上級來文傳閱為例,一個公文要傳達到各科室、各分廠、各子公司,一次傳閱周期少則幾天,多則十幾天,既影響時效,又浪費人力。系統實施后,傳遞周期縮短為半個工作日,大大提高了工作效率。同時,流轉結束后歸入單位文檔的“公文檔案庫”中保存,方便日后查詢。以往公文管理員將紙質公文統一放到檔案柜中集中保管,雖然一份文件都不會缺少,可當您需要查詢就非常麻煩,現在不同了,系統同時支持按標題、緊急程度、機密程度等各類檢索,快速定位。

2.協同工作流程

協同管理系統實施前,華陽集團的內部訂單、物資日報表、生產計劃等各種報表需要工人分別到財務部門、銷售部門、生產管理部門及各個分廠、子公司跑,既費時又費力,還容易出差錯。出了差錯修改后還要各個部門重新跑一個遍,很是繁鎖。協同管理系統實施后,工人不用抱著各種文件再到各部門跑手續,或等候領導審批、簽字,都可以在網上實現。上班后領導辦公室門前再也看不到排隊簽字的人群了,工廠走廊里變得安靜了,審批加蓋的單據全部實時推送到領導們的辦公桌面,敲門打斷領導工作的尷尬局面不再發生了。

看看華陽集團是如何利用協同來管理內部訂單的:

現在在華陽集團內部,生產部門生產多少噸的產品,什么時間安排生產,生產過程中如遇產量變更等這些行為發生時,均是通過“協同”完成部門間的溝通。實現起來更是簡單,在經營事業部內只需調出系統創建模板,填寫相關數據,然后系統會按照模板中的流程自動流轉到各位審批領導的辦公桌面,對不合理數據進行修改,并在簽字處進行簽字蓋章,最終在單位文檔的“訂單管理”文檔夾中存檔,全部過程實現了無紙化辦公。此應用為華陽集團的“第一個協同應用”,辦公自動化應用的起跑點,在這里華陽人體會到了自已的辦公業務是這樣用信息化手段來實現的。推廣后立即得到了相關各部門的一致認可,利用這種標準化管理工作流程,杜絕以往紙質審批各環節中的不負責、推托扯皮現象,工作效率轉順間提高數倍,在華陽人口中道出了這樣一句樸實的話“致遠協同管理系統讓我們從紙山文海中解放出來了”。

3.強大的文檔共享管理

在生產制造行業里,生產日報表的上報是每天必不可少的一項重要工作。操作流程簡單,生產部門填寫后打印,送生產主管領導審閱,然后即可存檔。這一工作中的瓶頸即是紙張浪費嚴重,同時對于生產統計員每天下班前拿著日報表跑到500米外的領導辦公室提交很是麻煩,下面看看利用協同管理系統中強大的文檔管理功能是是如何一鍵完成這項工作的。大家看看,華陽集團現在不僅生產日報表在協同文檔中管理,倉庫庫存日報表、質量月報表等報表也都利用協同管理系統來實現?,F在華陽的生產統計員每天下班前就做一個動作:上傳前日生產報表,所需時間一分鐘即可完成。

4.公共信息發布窗口

原來廠里下發的公告、公示,如廠里的廠務公開、比價采購等原來都是在公告欄中張貼,一遇到刮風、下雨,公告、公示不是被風撕爛就是被雨淋濕,效果很不理想。上了協同管理系統后,再也不必擔心刮風下雨了。而且隨時隨地,即使在家中也可以看,極為便捷。以往午休時刻大家蜂擁而上看最消息時的擁擠場面一去不復返了。

5.討論區討論活躍,職工積極參與

在華陽的協同管理系統中利用率最高的除了報表這一塊外,就數討論區了。討論區已經成了員工與領導溝通的一個橋梁、平臺。員工可以將自己的心得體會、工作經驗等發表在討論區中與大家交流、共享。拓展了公司員工的視野,使華陽員工不出廠區就知廠外事、國內事、天下事。這對于華陽的發展無形中起到了廠報等其它輿論工具所起不到的作用。

應用效果分析

如今,上至集團總經理下至普通工作人員,對使用協同管理系統所帶來的便利都深有體會,此前想要查找一份文件,所需要花費的精力很多,有時甚至翻箱倒柜,而今只要輕輕摁動鼠標、敲敲鍵盤,僅是舉手之勞那么簡單。在沒上協同管理系統之前,華陽集團每月的材料打印、報表打印數以萬計,幾乎每月這方面的費用都得上萬。而相關的打印機、掃描儀、軟盤、U盤等各種設備的重復購置費用更是驚人。上了協同管理系統之后,這方面的費用大大降低,以致于打印室的人員反映現在的工作比以前輕松了不少,更讓人驚奇的是:辦公消耗品費用節約程度達到了30%-50%!

華陽集團于1998-2004年分別通過了ISO9002質量體系認證、ISO9001-2000版質量管理體系認證、ISO14001環境管理體系認證和OHSMS職業健康安全管理體系認證,到了2005年華陽集團決定將這三大體系三證合一。而這三大體系的認證工作又極為復雜、繁瑣,之間既相對獨立,又相互聯系。原因在于三大體系的認證分屬不同的部門,在搞認證時部門與部門之間的協調、認證是個很麻煩的事,各種文件、記錄、表格、手冊每一個都要完備。上了協同管理系統后,各個體系之間就有了方便的溝通橋梁,相關的文件資料在協同管理系統上相互傳閱、溝通,極大地方便了三大體系的認證,減輕了員工的工作量,也提高了認證的工作效率,為公司的認證做出了較大貢獻。人均事務處理能力比以前普遍提高10%-30%,跨部門溝通效率提升了30%-50%。

內部管理上,降低了信息的衰減,在過程中建立了有效控制,提升了結果質量,保障了華陽集團戰略的達成,并且在這個過程中建立了一種新型的辦公管理文化和工作模式,大大提高了華陽集團的執行力。

(五)結束語

目前協同管理系統在華陽集團內部上下引起了不錯的反響。協同管理系統使華陽擺脫了時空限制,在華陽搭建了一間虛擬、共享的網絡辦公室?,F在華陽集團內部很多工作已經離不開協同管理系統,華陽的很多業務流程已經初步實現了與信息化的捆綁建設,信息化建設與各項業務工作的聯系日益緊密,這也正是目前華陽集團全公司上下的共同體會。


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