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乾元浩:中國禽疫苗十強乾元浩的協同之路

      麥辣雞翅、新奧爾良烤雞腿堡會和協同軟件有什么關系?和大多數人一樣,記者也認為兩者完全“風馬牛不相及”。但當記者走入“中國禽疫苗十強”乾元浩生物股份有限公司的總部時,才發現“世界是普遍聯系的”真理依然奏效。 

揭開禽疫苗產業的神秘面紗

2003年以來爆發的禽流感,在2005年便已經造成全球經濟損失30億美元,重創中國經濟870億美元。2004年7月,乾元浩生物股份有限公司以1.28億元注冊成立,擔任起了禽流感“狙擊手”的重要職責,是農業部指定高致病性禽流感、口蹄疫、狂犬病、豬瘟、高致病性豬藍耳病疫苗的生產企業,是中國國內最大的禽疫苗生產企業,也是國家動物防疫體系的骨干支持力量。乾元浩公司擁有具備國際先進技術水平的四個GMP生產基地——南京生物藥廠、鄭州生物藥廠、保山生物藥廠和北京生物藥廠。目前可生產動物生物制品50余類、近200個規格,年動物疫苗產能300億羽(頭)份,產品國內市場占有率居行業首位。

“生物制藥產業是一個有著嚴格監控體系的產業,因為疫苗的生產實際上是復制病毒生產抗原,產品的質量、標準不僅對食品安全至關重要,也牽涉到了國家安全。”乾元浩公司辦公室主任劉建興這樣向記者說到。

幾十萬枚雞蛋的質量控制,如何實現?

禽流感疫苗的生產,是通過受精的雞蛋來實現的。生產過程涉及孵化、接種、收獲、濃縮、滅活、乳化、分裝等多道工序,“要出一個好產品真不容易。”以病毒接種為例,將病毒接種到孵化10-11天的雞胚中進行培養,在15天的時候收獲抗原。但是在接種前必須對數十萬枚雞胚的活性進行篩查,挑出壞死的和異常的雞胚,禁止進入下面的環節,否則在接種和收獲過程中可能對整批產品造成污染,影響疫苗質量。

客觀上來說,雞蛋出現壞胚,是人為無法控制的。所以乾元浩公司的領導,高瞻遠矚,提出營造先進的企業文化,創造和諧的文化氛圍,以文化來指明方向,指導員工的行為。這樣就盡量減少了在生產的每個環節中個人負面情緒因素對產品質量的影響。而文化的形成需要良好的溝通,溝通效率的提高,又決定了制度優化的成效。協同OA中的論壇功能和公文功能是乾元浩公司看好它的最初因素。

傳統公文流轉:“人情時間”損耗大,壓文丟文難杜絕

在沒有使用OA協同系統之前,乾元浩公司內部成員之間的溝通,基本上是通過傳統方式來實現。分支機構和總部之間通過電話口頭溝通,或以傳真、電子郵件、快遞的形式傳送公文。這就存在兩個主要的不便之處,流轉效率較低且成本高。

“我們公司每年收外來文平均有200個,但隨著業務規模的擴大,今年上半年就收了150個,分支機構請示批復的文大概是400個,發給分支機構的文100個左右。其實總量也就700個,數量上不算特別多,但其中牽涉的精力不少。比如,我們傳統處理的流程不加折扣的正常流轉,情況是:前臺收到傳真后,上下午各送兩次,比如上午是9:30/11:30送。這個時候從收到公文到送到辦公室主任填寫擬辦意見,可能就有半個小時到一個小時的時間損耗;而接下秘書再去找相關人。相關人如果忙的話,秘書還不好意思打擾他,只能說放在那里待會去取。這樣,如果一個文件不是急件(需要立刻處理)的,所有環節的人都在的情況下,至少需要4個小時才能處理完。這個是效率問題,還有一個就是壓文和丟文的情況,也是存在的。” 劉建興主任坦言,當時想解決這個問題的時候,并不了解協同,只是想到了OA軟件。但經過了解,發現“協同”比“OA”的功能更強大,于是在多家選擇比較之下,最終使用了用友致遠的A6協同辦公系統。

協同OA:公文流轉一年省下6萬元11萬分鐘

“現在,我們計算過,一個非急件的公文流轉,原來需要4個小時,現在是80分鐘完成。”劉建興主任在記者的追問下,說出了前后對比的一組詳細數字。

記者為乾元浩公司使用協同OA算了兩筆賬。從時間上來說,一個公文原來是4個小時240分鐘,現在是80分鐘,則節約了160分鐘/公文,一年700個公文就節約了112000分鐘。

從經濟上來說,如果按照平均每個人時30元的薪資來計算,則節約了56000元/年。再加上內部公文流轉通過協同OA傳輸, 大大降低了流轉成本,按照一個公文10元的傳送費用計算,一年700件,就可以節約下來7000元。這樣就可累計省下約63000元/年。

協同推行中的故事:三大戰役奠定勝利基礎

協同是組織的信息變革。從本性來說,人都是比較抗拒變革的。那么乾元浩公司又用了什么方法在內部使員工認同協同辦公系統呢?劉建興主任給我們講述了協同推行中的“三大戰役”。

第一,一把手戰役。盡管在協同上馬之前,辦公室楊耀天就已經多次調查了公司內部各個單位的情況,但真正要引起重視,還是要請“領導”做協同OA的形象代言人。請好代言后,辦公室3個月內連續組織了十二次視頻會議,專人講課,自己編寫PPT就有幾十個,甚至還下到工廠去親自講授答疑。但最重要的是,每次視頻培訓,都請領導出來講話,由于老總的號召力強,大家也就重視起來,推行進展很快。

第二,榜樣戰役。剛推行協同OA的時候,有位公司高管仍然在用電子郵件傳遞公文,并且還打電話過來問收到沒有。辦公室就因勢利導,不僅明示協同是唯一通道,而且演示了協同后可以省去確認的麻煩。老總通過“加小灶”培訓后,這才發現協同真的是個好東西,于是,辦公室就以此寫了個案例全員傳播,收效巨大。

第三,種子用戶戰役。乾元浩公司信息化應用水平參差不齊,特別是某些分支機構,可能賬號還沒有做到全員覆蓋。但辦公室非常珍惜這些有機會能夠上網的同事,做到只要他們上了協同,協同上就有新東西,進而幫助他們完成工作,讓大家感覺到不錯。這樣,在種子用戶的傳播下,日后的全員推廣也就順水推舟了。

辦公室的新嘗試:用協同梳理流程

在與辦公室主任劉建興和員工的交談當中,記者體會到,乾元浩公司“美好生活從點滴開始”這一企業核心理念和 “用心做事、立即行動、開心工作”的工作作風,已經在他們身上留下了深深的印記。劉主任透露,辦公室接下來的工作是用用友致遠的協同平臺做流程梳理,理清哪些環節是必要、合理、高效的,用信息控制來加強管理,將進一步提升乾元浩公司的軟實力。

在禽流感爆發時,麥當勞總部聽說越南尚無足夠的財力來檢測禽流感病毒后,就幫助集資了數十萬美元用于越南家禽的禽流感疫苗接種。而就在09年5月,乾元浩生物股份有限公司鄭州生物藥廠生產的30噸禽流感(H5N1)滅活疫苗輸往越南。 誰又能說,麥辣雞翅、新奧爾良烤雞腿堡會和乾元浩公司的協同應用毫不相關呢?


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