邢臺鋼鐵：規范管理的協同之道

自2000年以來，伴隨著全國經濟的高速發展，鋼鐵行業的經營狀況、企業規模、企業效益飛速發展。企業規模的擴張使得鋼鐵企業意識到管理升級對企業發展的必要性，信息化建設隨之走進了鋼鐵企業。邢臺鋼鐵有限責任公司，就是在那個時候邁出其信息化建設的步伐。 大有大的難處 邢鋼的信息化建設始于2002年。當時邢鋼經營狀況不斷好轉、企業規模不斷擴大，邢鋼領導敏銳地意識到企業繼續快速發展亟需提升管理能力。此時其他大型鋼鐵企業已開始相繼實施ERP項目，且效果良好，這也引發了邢鋼管理信息化建設的需求，引發了邢鋼對企業管理量化、數字化的需求。正是在這一背景下，邢鋼與用友集團簽約，購買用友ERP-NC作為其信息管理平臺。經過5年左右的建設，邢鋼信息化管理平臺已實現包括電子郵件、內網、ERP、HR、客商管理（CRM，全國鋼鐵行業率先應用）、PORTAL在內的多種系統，擁有了一個較為完備的管理信息化基礎，使得企業在管理上實現了較大的提升，并獲得了ISO9002(2000版)國際質量體系認證、ISO/TS16949:2002 《質量管理體系汽車生產件及相關維修零件組織應用GB/T19001-2000的特別要求》標準、GB/T28001-2001《職業健康安全管理體系規范》以及GB/T24001-2004《環境管理體系要求及使用指南》等相關認證。 邢鋼鳥瞰 作為全國知名的高端線材生產企業，邢鋼擁有包括財務部、銷售部、煉鋼廠、焦化廠、實業公司、物業公司以及北京科技中心在內的近30個部門以及分、子公司，且其采用的管理方式為集團化的集中管控管理模式。這種緊密的管理模式，使得邢鋼在管理上獲得管控能力提升的同時，也為其管理帶來一定難度。邢鋼規模大、面積廣，部門間的溝通與協作、信息傳遞、各種審批、簽字以及公司制度、文件的傳達等等，都成了一件費時費力的事情。 從下屬角度來看，傳統方式下，需要派人將公文送到偌大邢鋼的每一個部門和二級單位，這要花費不短的時間；又或者某一部門需要就某一事項進行審批，需要從分廠領導到邢鋼公司領導的層層審批、簽字，光花費在送審批材料上的時間就不少，而且碰到領導出差，則整個審批事項就要暫停下來，等待領導回來。而當領導在公司，可以去領導辦公室簽字審批時，領導可能已經去開會了，或者領導面前還有其他的下屬等待領導審批、簽字，一個事項走完全部的審批流程，往往會花1周、2周甚至更長的時間。從領導角度來看，像邢鋼這樣管理比較規范企業，每年會新產生上百個制度文件，連帶之前已經建立的制度文件和如此多的部門，如果沒有更好的解決方案，邢鋼的領導將會每天被需要審批的單據給淹沒。而從管理信息化角度來看，這些組織管理中的審批、溝通等管理難題，單通過邢鋼ERP、CRM、HR、內網、企業郵箱以及原有的OA系統等工具是無法及時有效解決的。 在較好地解決了業務管理難題之后，如何做好邢鋼這樣大型企業的組織管理工作，是一直縈繞在邢鋼領導腦中的問題。 上線率高達90% 企業大、部門多、人員多、制度多、審批多、領導忙時間少，是邢鋼組織管理的特點。原有的OA系統已經不能滿足邢鋼此時的管理需求，亟需一套組織管理信息化解決方案來為其服務。最終，在充分了解致遠A6協同管理軟件的管理理念及其二元化工作流等切實符合企業管理需求的功能后，邢鋼將目光鎖定在了致遠協創A6協同管理軟件身上，邢鋼相信A6能夠切實解決其組織管理難題。 在致遠和邢鋼雙方緊密合作下，邢鋼A6協同系統僅用時兩個月便成功上線，且邢鋼員工順利地將工作導入A6協同系統之中。邢鋼領導認為，A6系統的應用，在提高邢鋼辦公效率的基礎上，還重新梳理了邢鋼的管理流程，明確了每個部門的管理職責，檢驗了原有管理方式、制度的合理性，并對現有流程進行優化；而且弱化了部門間壁壘，提高了部門間協作能力與溝通效率。此外，邢鋼也將各種辦公、管理文檔進行歸檔處理，實現了知識信息的沉淀和積累。 A6有效地優化工作流程、提升工作效率的另一例證就是邢鋼A6系統的極高上線率。邢鋼A6協同自2007年12月20日開始上線時，在線就人數有100多人。2008年1月上旬就達到了200多，之后上線率一直維持在90%以上，甚至經常會達到滿并發。“一般這個時候，我們只好采用通知一些用戶下線，讓出并發給其他同事使用的方式來應對。” 邢鋼信息評價處處長說道。 之所以能實現如此高的上線率，一是由于邢鋼的信息化基礎好。A6上線前的調研顯示，邢鋼職工對OA系統的實施大力支持，認為OA系統可以減少工作的繁雜，提高工作質量。二是邢鋼根據自身管理需要，設置了大量模板并不斷進行優化和固化，充分滿足了邢鋼組織管理工作的需要。據統計，截止到2008年7月份，邢鋼有效的模板流程達25000余個之多，覆蓋了企業管理的方方面面。第三，致遠的二元化工作流模式，更加符合員工日常辦公習慣，使員工在潛移默化中接受A6。第四，在A6系統上線之后，對已轉移到A6中的審批流程，不再接受原有的紙介審批方式，從工作方式上讓員工接受新的審批方式。 規范管理下的邢鋼 邢鋼在規范管理與管理“落地”方面有著自己的經驗。在A6上線之初，沒有貪大求全，而是先選擇了行政辦公、財務、HR、生產管理、供應鏈管理等企業急需也最能體現協同辦公優勢的點來著手，共設計了300余個模板和流程。經過半年多時間的積累、醞釀和發展，邢鋼A6系統中的協同流程數量急劇增長。目前基本覆蓋了組織管理、行政管理以及公文收發和業務管理的大部分領域，實現了管理的規范化。 在邢鋼的管理中，涉及的制度多且復雜、審批人員職責權限各不相同，單憑一紙制度條例是不可能做好規范管理的，況且財務單據的填寫也有一定之規。 又或是各種銷售合同的審批以及各種特殊價格審批，根據邢鋼的制度，合同價格的審批需要申請單位負責人、公司主管領導、公司總經理等各級主管領導的審批簽字或會簽，涉及的部門以及人員更多，從銷售、區域經理、計劃科、公司主管領導、公司總經理等等。此前的合同審批需要申請人拿著打印好的表單到各個領導處審批簽字，一份合同很難在短時間內完成全部的審批工作，誰也不可能確保每一個環節的負責人能夠在同一時間段出現在同一個地點來為一份合同進行審批。傳統的電話、電子郵件的方式無法做到及時或準確的信息傳遞以及其他負責人的意見，企業領導自然無法將所相關的審批、核準工作建立在電子郵件或者電話溝通的基礎上。但如果因為沒有及時審批而造成的丟單，這個損失該由誰來負責呢？ 為此，邢鋼利用A6中的“表單+流程”的審批模式，將各種的財務審批、合同審批等公司制度轉化為相應的模板，并配置相應的流程，員工則可以按照表單要求填寫相應的申請，并按照已設定的流程來流轉。領導不論在何處，只要登錄A6，在方便的時候就可以給出反饋意見并進行審批，速度快效率高。 相關的合同、價格審批表單以及對應的審批流程 據統計，A6系統上線后，通過電子方式進行審批，將邢鋼原來一周左右才能完成的審批工作縮短到2-3天，提高了辦公效率，也減輕了員工的工作強度，提高了員工的工作價值。根據反饋信息，邢鋼各部門員工普遍覺得致遠A6系統簡單易用，企業協同應用急劇擴大，系統的使用范圍已從最初的行政辦公、財務審批等方面，擴展到了質量異議管理、客商管理審批、NC編碼管理、廠區物業管理環境美化等方方面面，大大提高了邢鋼整體的工作效率，規范了企業的管理制度。同時也大大擴展了A6在邢鋼的應用深度和應用廣度，也有效地實現了管理規范以及管理制度的“落地”。 物業類的管理審批 信息化的融合之道 “ERP做不了，企業郵件與內網又做不好的工作，該如何去做？” 作為具有良好信息化基礎的邢鋼，做好“管理制度落地”的規范化管理僅僅是企業管理信息化的一方面，另一方面則是各系統之間的信息交互。如何做好ERP-NC中的物資編碼的審核，如何做好客商管理系統（CRM）中供應商的準入、推出的審定，以及如何將邢鋼目前已有的電子郵件、內外網、NC、客商管理、科技資料查詢在內的多系統進行整合，以減少在各個系統之間的頻繁切換、登錄的麻煩，這成為擺在信息評價部面前的難題。 在NC系統中，每一個物資編碼都代表著一樣物資，不能有任何差錯，否則后續的一系列統計、運算都會因此而出現錯誤，因此它是NC系統中極為重要的一項內容。但NC系統中沒有專門的機制來處理新增編碼的審批，以前只能通過手工操作來進行審批、上報、錄入NC系統，而且邢鋼物資編碼數量大且增加頻繁，這就存在著編碼審批錄入不及時、錄入錯誤的可能性，給邢鋼的正常生產和NC系統的穩定運行帶來了隱患。 為了解決這一難題，邢鋼在A6中制作了編碼申請表單，并配以相應的審批流程。當物資編碼通過協同審批完成后，利用A6中的單點登錄方式，NC管理員可以直接登錄到NC系統中錄入編碼，從而完成整個的審批、錄入工作。大大節省了時間并降低了工作的繁瑣度，且能夠做到數據有據可查，避免了錯錄誤錄編碼時間的發生。 物資編碼申請、審批 此外，邢鋼于2006年開通了國內鋼鐵企業中的第一家網上客商服務系統，為與邢鋼有經營業務往來的供應商、客戶搭建起了業務信息的實時全面查詢平臺。和NC的編碼審批問題相類似，客商管理中的準入和退出機制的審批是客商平臺自身無法解決的。為了實現客商的正確、客觀的評價以及快速的準入和退出，邢鋼采用A6協同的“表單+流程”的模板協同審批模式有效地解決了這一問題，也保證了客商、邢鋼雙方的利益。 目前，邢鋼A6協同管理系統已經成功上線運行半年有余，實現了90%以上的高上線率，且邢鋼的應用也很深入、廣泛，正向著邢鋼兼管信息化副總所期望的“A6使用起來還是比較容易的，希望后續能繼續完善通過深入推廣挖掘更大的價值，流程更加靈活可控”的方向發展。