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西安西瓷:信息化建設促進企業快速發展

 

西瓷公司是我國生產、研制高壓電瓷、避雷器的大型骨干企業,是“一五”期間原蘇聯援建我國156項重點建設項目中的兩項(高壓電瓷、避雷器)合建而成。主要產品有高壓電瓷、避雷器、油紙電容式套管、復合絕緣子和高壓熔斷器,是我國高壓、超高壓輸電配套設備的生產、科研、檢測基地,年產值3億。近年來隨著公司規模的迅速擴大和市場競爭的加劇,對公司應變能力和控制、協調能力的要求越來越高。同時,公司內外信息量極度膨脹,而現有的管理方式已不能準確、及時、高效地提供現有資源(如生產、營銷、供應、財力)和管理上的動態信息,公司原有的管理方式無法滿足企業快速發展及市場競爭的需要。在這種情況下,加快推進企業信息化,已經成為增強企業自身競爭力的必然選擇。 

項目選型

為做好信息化建設工作,西瓷公司做了大量的前期準備,在制訂十五規劃時,明確提出了企業信息化建設的目標。自2002年年初開始,西瓷公司進行了充分、細致的市場調研;認真考查了各公司的管理系統軟件,邀請相關公司進行軟件演示、并對企業的相關業務部門進行了預調研、提出各自的實施方案。  

由于信息化建設關系到企業長遠發展,因此在選擇軟件和軟件商時,我們首先考慮的是,軟件商必須有雄厚的實力,能夠和企業形成一種戰略合作的關系,為企業的發展提供長期持續的支持;企業信息化是一項管理與信息技術緊密結合的系統工程,因此,軟件商不僅僅是為企業提供一套軟件,更重要的是用先進的管理理念幫助企業建立一套比較完整的現代企業管理體系,是否具有這樣的能力這也是我們對軟件商進行考查的一個重要因素。同時,我們還注意了軟件商在本地是否有專門的分公司或技術支持機構,以保證能夠方便及時的提供技術服務。

經過考查、調研以及與國內主要的ERP、協同OA軟件商的溝通,通過招標,確定采用國內高端ERP軟件“用友ERP-NC”作為西瓷公司信息化管理平臺、致遠協創公司的“A6協同管理系統”為公司的辦公自動化平臺。  

ERP項目實施

一.項目工作目標及系統構成

西瓷公司的信息化建設,采用“用友ERP-NC系統”軟件和計算機網絡技術,以供應鏈管理為核心,以物流為主線,通過建立企業信息管理網絡系統,提高企業的整體經營管理水平,促進企業管理觀念的轉變和基礎素質的提高;通過信息管理網絡項目的實施,實現企業數據信息管理共享,并在此基礎上實現企業各管理功能的集成,使企業的組織結構、管理體制、工作方法各方面得到全面的提升,為企業未來的發展打下良好基礎。  

西瓷公司的ERP系統主要由銷售管理、采購管理、物資管理、財務管理、生產計劃管理、質量信息管理等部分組成。 

二.主要實施工作

ERP項目的實施工作自2002年底開始進行準備,2003年4月進入全面的實施階段。經過對企業業務流程的詳細調研、制訂項目實施計劃、編制應用解決方案、對管理業務審批流程進行定義、對系統權限進行設定、數據準備及全公司物資盤點及期初數據的錄入,公司ERP系統的供應鏈模塊于2003年7月開始上線試運行、財務模塊2004年4月上線運行,11月建立會計平臺、生產模塊從04年9月底上線試運行。經過近兩年的實施、測試、運行、調整、完善,西瓷公司ERP項目2005年9月通過了西安市科技局組織的專家驗收。  

三.系統運行情況

目前,公司的采購計劃、訂單、采購物資到貨、入庫、采購發票,庫房管理、材料領用、盤點等業務均通過ERP系統供應鏈模塊正常運行;公司財務的總帳、報表、應收、應付、存貨核算等業務均通過ERP系統的財務模塊正常運行,會計平臺已經啟用;公司生產中的生產訂單的錄入、生產BOM的編制及導入、按備料計劃發料、生產完工入庫等項業務均經通過ERP系統的生產模塊進行。

西瓷公司的主要管理業務均通過ERP系統進行,系統運行狀態良好, ERP系統正在企業的管理工作中發揮著重要作用。

四.ERP項目的特點

 1) 西瓷公司信息化建設項目應用起點高。項目采用國內高端ERP軟件——“用友ERP-NC”,該軟件使用了國際最新的開發技術,其中包括柔性技術、動態建摸技術、工作流技術、服務器集群技術等。西瓷公司以“用友ERP-NC” 軟件為軟件平臺,成功實施了ERP項目,在國內高端ERP軟件的應用方面達到了一個很高的水平。  

2)西瓷公司的ERP項目不是簡單的財務或進銷存管理,而是對企業采購、銷售、物資管理、財務總賬、應收應付、存貨核算等管理業務,應用信息技術進行整合,有機的連接在一起,從而實現了物流、資金流、信息流的集成。  

3)ERP項目涉及的范圍,涵蓋了西瓷公司各類產品和所有物資的管理,各種管理業務使用同一套賬、所有數據來源于同一數據庫,所有單據均出自ERP系統,管理覆蓋面大,業務范圍廣,信息集成度高。  

辦公自動化(協同OA)項目實施

近年來,計算機已經滲透到企業大量的日常管理工作中,公文、報告、報表、數據等各類信息量越來越大,涉及到的部門、合作單位越來越多,傳統的手工處理方式和信息利用方式已不能滿足現代管理的需要,并開始影響到企業管理業務的發展,因此,迫切需要利用已經擁有的計算機、網絡資源,實現辦公自動化,加快信息的流通與有效利用。

西瓷公司在信息技術應用方面具有良好的基礎,建立了覆蓋全公司的局域網,在管理方面,企業通過ISO9000質量認證,管理制度建全;在ERP項目實施的過程中,建立了完整統一的企業數據庫和管理業務流程架構,這都為協同OA系統的實施創造了非常有利的條件。  

為了加強企業管理,應用先進的管理模式和工作方式,建立一個高質量、高效率、信息化、智能化的辦公自動化系統,西瓷公司自2005年5月開始實施協同OA項目,以提高辦公效率,減輕工作人員工作負擔,節約辦公經費,實現辦公自動化、辦公無紙化、資源信息化、決策科學化。  

1.協同OA項目的實施工作于6月中旬開始啟動,為保證協同OA項目的順利實施,我們制定了“西瓷公司辦公自動化系統實施管理辦法”,對項目實施過程中的系統設置、應用規范、安全管理等內容作了詳細的規定;為了讓員工盡快掌握協同OA辦公系統的使用方法,我們深入到各部門、車間,有針對性的進行了十多次培訓,使大家很快掌握了協同辦公的基本方法。目前,協同OA辦公系統的應用情況良好,上線人數經常保持在四十人以上。  

2.通過對相關部門管理業務需求的了解,以解決各類報表的傳遞為重點,設計了各種質量報表模板、各生產車間的生產報表模板40種,目前這些報表均以規定的流程,經審批后通過協同OA系統直接發送給相關人員。  

3.ERP系統新增物料申請存貨編碼及計劃的審批業務涉及到多個部門的多個業務員,過程多、手續繁雜、時間長,時常影響正常業務的進行。我們在協同OA系統中設置了“新增物料計劃的審批”、“新增供應商審批”及適用于其它各類管理業務的表單模板十多種,使審批過程全部通過協同OA系統進行,避免了業務人員在各部門間的奔波,提高了工作效率。 

4.應用協同OA辦公系統的文檔管理工作功能,逐步建立公司的管理信息(知識)庫。我們已將公司現行的質量管理標準、企業管理標準和企業管理制度等數百個文件,轉換成PDF格式,存放在協同OA系統公司文檔中的管理文件和管理標準中,員工可以通過協同OA系統方便的進行查閱。

西瓷公司信息化建設項目應用體會

1.關于一把手工程

在企業信息化項目實施的過程中,公司經理作為信息化領導小組的組長,直接參與了ERP項目實施方案的討論和確認,對項目實施的許多關鍵環節和關鍵問題進行決策;總工程師為作為項目總負責人,直接參與了ERP、協同OA項目的實施;公司的其他主管經理,也經常參加項目實施的專題會議,提出具體的實施意見和建議,為項目的成功實施起到了非常行重要的作用。  

企業領導對 “一把手工程”的重視,最重要的是體現在對項目實施小組以高度的信任和堅定不移的支持。例如:在ERP項目實施初期,當我們遇到了各種阻力和眾多不同意見時,公司領導力排眾議,要求各業務部門按照ERP的管理思想調整各自的工作方式,通過培訓盡快適應ERP的管理要求,從而保證了ERP項目實施的順利進行。公司領導的這種始終如一的高度信任和支持,就是推動ERP項目實施的最大的原動力。  

2.關于實施團隊

 擁有一個高素質的項目實施團隊是信息化建設項目成功與否的關鍵。這個團隊有兩個方面,軟件公司的實施顧問和企業的信息技術隊伍,這是信息化項目能否成功實施并保持長期有效運行的關鍵。沒有這樣的一個團隊,再好的軟件系統也難以達到好的應用效果;同樣一個好的團隊,即使軟件系統功能稍有不足,但如果能夠和企業的管理實際有機的結合,充分發揮軟件系統的作用,也會取得好的應用效果。  

3.規范管理業務流程是提高企業管理水平最重要的一步

 企業在長期的管理活動中,都建立相對完整的制度體系,但在制度的執行方面卻比較薄弱和混亂。在ERP和協同OA項目實施過程中,我們通過反復細致的業務調研、分析,制定了詳細的“實施方案”:應用先進的管理思想,對企業的管理業務流程進行了規范化的設計,形成完整的業務流程架構,相對清晰的界定了各部門間的業務關系。  

信息化項目應用效果

1.建立了完整統一的企業數據

長期以來,公司管理數據出自多個部門,這些數據也僅限于部門使用,同一種數據在不同部門往往各不相同。通過信息化項目實施,制訂了企業數據編碼規則,確定了各類數據的數據結構,建立了完整、統一的企業數據庫。

2.建立了相對完整的管理業務流程架構

在ERP項目實施過程中,通過對公司各管理部門反復多次的調研、討論,按照ERP的管理思想,結合企業具體情況,對供應鏈部分的業務流程進行了規范化的設計,形成完整的業務流程架構,并以圖形模式進行了系統的描述,相對清晰的界定了各部門業務的關系。在項目實施的過程中針對企業管理工作中存在的問題,對部分業務進行了調整和優化,使管理業務流程更加趨于合理。  

通過建立協同OA系統,對公司辦公流程、角色、動作、權限的靈活配置,滿足現代辦公對組織行為的多種實際管理應用需求,并以圖示化的“流程+表單”方式展現,形象、直觀、易學、易用。  

3.提高了企業管理工作的規范化程度和工作效率

在ERP系統中對采購、物資管理、銷售等業務的流程進行了規范化的設計,并在企業管理網絡系統中進行了設置和定義,確保企業和管理業務運作嚴格在制度約束下進行,使企業管理工作的規范化程度有了很大的提高。通過ERP項目的實施、應用,提高了企業管理工作的效率,如庫房月末盤點由過去的3~5天,提高到目前的半天時間,最快的庫房只需要2個小時。過去只能做到每月盤點一次,現在可以每周進行一次盤點。  

協同OA系統的應用,使企業內部的協作效率、信息效率和工作效率得到提升,在企業辦公過程中,采用集中式信息處理機制,協同工作以“流程+表單”方式發起,以“人”為中心,通過辦公通系統把日常管理中的事務、事件按“角色驅動,流程引導、表單展現、集中共享”的方式協同關聯起來,應用于請示、匯報、審批、項目管理、工作安排、信息傳遞等實際事務、事件處理中,改變工作質量,有效提升傳統辦公管理手段,提高了工作效率。  

4.實現了數據共享,可以提供實時、動態的數據信息查詢

通過建立ERP系統,實現了公司內部各部門之間的數據共享。系統經過一段時間的數據積累,可以提供實時、動態的數據信息查詢,使有關人員能夠及時了解公司各種業務的進行情況、動態庫存情況等,為公司領導的決策提供支持。


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